Налаштування прав доступу

Налаштування прав доступу потрібне щоб забороняти користувачам дії з документами та об'єктами.

Таким чином, у системі надається індивідуальний доступ для кожного користувача.

Вносити обмеження прав доступу може тільки користувач з адміністративними правами.

Для головного користувача, який зареєстрував організацію у QUINCEFIN, завжди доступні повні права та механізми розмежування прав не діють.

Обмеження прав доступу можна здійснювати за наступними характеристиками:

Ролі і дозволи для кожної з них
Користувачі - Підрозділи
Склади - Підрозділи
Рахунки - Підрозділи
Користувачі - Організації

Користувачі

Користувачі - це список осіб, які мають доступ до облікової системи.

Користувач, що має адміністративні права (Власник), має необмежені права. А також може керувати правами та доступами всіх інших користувачів системи.
Для головного користувача можна приховати непотрібні пункти меню.

Список користувачів знаходиться у розділі Налаштування/Керування користувачами

Тут можна виконати наступні дії з користувачами:

Створити
Видалити
Змінити ім'я
Змінити телефон
Призначити ролі
Змінити мову інтерфейсу
Налаштувати значення за замовчуванням
Встановити новий пароль користувачам

Значення за замовчуванням для користувачів

В залежності від обов'язків користувачів, можна спростити створення документів. Тим самим прискорити роботу співробітника.
Якщо у співробітника постійно використовуються різні варіанти зі списків, то краще залишити ці поля порожніми.
Щоб не доводилось кожного разу виправляти їх вручну. Бо в такому разі простіше заповнити порожнє поле, ніж редагувати вже заповнене.

Треба встановити значення за замовчуваннями для кожного користувача.
Це ті значення, які будуть автоматично підставлятись у документах під час створення.



Доступні параметри розділені за вкладками:

Головне

Точка продажу - якщо потрібне робоче місце касира, то тут треба обрати касу, доступну співробітнику
Організація
Підрозділ
Партнер - покупець чи постачальник, з ким найчастіше взаємодіє співробітник
Сегмент діяльності - обрати для більш гнучкого фільтрування документів та звітів

Гроші

Каса
Банківський рахунок
Стаття руху коштів (Надходження)
Стаття руху коштів (Витрата)
Стаття руху коштів (Виплата ЗП)
Показувати залишки коштів у списках - якщо встановити цю відмітку, то користувач буде бачити інформацію про грошові залишки доступних організацій під час перегляду списку кас та рахунків

Товари та послуги

Замінювати тип цін з контракту на цей - Якщо встановити цю позначку, то незалежно від типу цін у контракті партнера, в документи буде підставлятись тип цін, обраний нижче
Тип цін
Одиниця вимірювання
Кількість товарів при додаванні нового рядка у табличну частину документів
Друкувати серійні номери у накладних
Використовувати знижки у документах
Дозволити продавати зарезервовані товари - якщо в системі використовується резервування товарів, то з такою позначкою товари можна продати, навіть якщо вони в резерві.
Заборонити відображення собівартості товарів
Завжди резервувати товари за замовленням

Склад

Склад, з якого будуть вестись продажі
Склад матеріалів, з якого будуть списуватись матеріали для виготовлення продукції
Склад готової продукції, куди буде надходити готова продукція

Зарплата

Вид нарахування ЗП - для співробітників, які створюють документи нарахування ЗП

Взаєморозрахунки

Дозволити продаж з нульовою ціною - якщо дозволу немає, то документи продажу без цін буде неможливо провести
Заборонити відвантажувати більше кредитного ліміту партнера - якщо у партнерів є вичерпаний кредитний ліміт, то співробітник не зможе здійснити продаж

Контракти

Звідси автоматично підставляються дані, якщо співробітник створює нових партнерів - покупців чи постачальників

Тип контракту
Валюта
Не впливає на взаєморозрахунки (не буде виникати заборгованості в звіті Взаєморозрахунки)
Варіанти відвантаження - яким чином товари відвантажуються замовникам
Варіанти оплати - яким чином покупці розраховуються за замовлення
Проект - можна обрати проект, якщо він зафіксований за співробітником

Інше

Часова зона - треба обрати, якщо користувач у відмінній часовій зоні від інших користувачів (від часу за Києвом).
Дозволити звукові сповіщення - активація звукового сигналу під час використання сканеру штрих-кодів

Більшість з цих налаштування системи не є обов'язковими, але значно прискорять процес створення документів. Редагувати значення за замовчуванням можна у будь-який момент. Вони не впливають на облік, але заощаджують час користувача. Якщо змінити ці налаштування - зміни не вплинуть на створені раніше документи.

Ролі

Ролі - це перелік прав доступу користувача, які дають простий доступ до читання, редагування та видалення матеріалу.

Керування режимами контролю доступу

Налаштування прав доступу починається у розділі Налаштування/Керування ролями.

Для того, щоб увімкнути обмеження для користувачів, потрібно встановити прапорці у відповідних полях.



Якщо прапорець Контроль прав не встановлений, це означає, що режим контролю вимкнено і права доступу для користувачів не обмежуються.

Для переходу в Установки керування доступом, слід натиснути на посилання Контроль прав, де можна увімкнути контроль доступу:

Контроль прав на основі ролей. Цей режим дозволяє встановлювати доступ до сутностей продукту для різних ролей користувача. Наприклад, доступ до списку товарів, до документа “Продаж” або до якогось звіту.

Доступ до складів. Режим дозволяє розмежувати доступ до складів компанії на підставі доступу до підрозділів компанії. Доступ до підрозділів налаштовується для кожного користувача окремо.

Доступ до кас/рахунків. Режим дозволяє розмежувати доступ до кас/рахунків компанії на підставі доступу до підрозділів компанії. Доступ до підрозділів налаштовується для кожного користувача окремо.

Доступ до організацій. Режим дозволяє розмежувати доступ до організацій. Доступ налаштовується для кожного користувача окремо.

Доступ до партнерів. 🔄 Даний режим зараз у стані розробки.

Після створення ролей слід перейти до налаштування Дозволів по кожній із них.

Редагування дозволу до сутностей

Щоб редагувати дозволи, слід натиснути кнопку Дозволи у списку ролей або із вікна редагування ролі.



Редагування дозволів можливе лише в тому випадку, якщо роль була раніше збережена.

Доступні такі види дозволу для ролі користувача:

Меню. Визначає, що ця сутність буде показана в меню програми.
Перегляд. Для ролі доступний перегляд елементів сутності без можливості редагування та видалення.
Редагування. Для ролі дозволено редагувати елементи сутності.
Видалення. Для ролі дозволено видаляти елементи сутності.

Керування дозволами доступне для таких сутностей системи:

Dashboard
Звіти про виконані замовлення у вигляді діаграм



CRM
Доступ до налаштувань списків, що стосуються функціоналу CRM



Документи
Дозволи по роботі з усіма типами документів:
Меню - відображається меню документів
Перегляд - можна відкрити і переглянути документ
Редагування - можна створити документ
Публікація - можна опублікувати чернетку
Відміна публікації - можна проведений документ зробити чернеткою
Видалення - можна видаляти чернетки



Списки
Дозволи по роботі з основними списками системи, створенню та перегляду елементів списків.

Звіти
Дозволи по перегляду звітів

Компанія
Списки, що стосуються налаштувань організації

Інтеграції
Налаштування інтеграцій з системою

Налаштування
Доступ до перегляду та внесенню змін до загальних налаштувань

За допомогою таких гнучких налаштувань ролей, можна залишати тільки необхідні пункти меню.
І таким чином спростити роботу співробітників.

Доступ на рівні підрозділів

В системі також передбачено додаткове розмежування прав доступу на рівні підрозділів компанії.

Для цього необхідно:

Сформувати перелік підрозділів (підтримується ієрархія/вкладення).
Прив'язати користувачів до відповідних підрозділів.
Прив'язати склади та грошові рахунки до підрозділів.

Таким чином, користувачеві буде доступна тільки та інформація, яка відноситься до дозволених для нього підрозділів.

Список підрозділів

Щоб створити список підрозділів, слід перейти в меню Налаштування.

Цей список доступний для редагування тільки користувачам з адміністративними правами.



Рекомендується налаштовувати права доступу із попередньо сформованим списком підрозділів.

В подальшому при зміні структури підрозділів та додаванні нових підрозділів слід завжди переглядати систему обмеження прав доступу.

Прив'язка користувачів до підрозділів

Для кожного користувача необхідно вказати, до яких підрозділів він має доступ. Це вказується в розділі Прив'язка до підрозділів в меню Налаштування.

Після встановлення прапорців біля назв підрозділів, необхідно ОБОВ'ЯЗКОВО натиснути на кнопку Зберегти перед тим, як переходити до налаштування наступного користувача.

Прив'язка складів до підрозділів

Для кожного складу необхідно вказати, до яких підрозділів він належить.

Налаштування доступу підрозділів до складів можна здійснити у меню Налаштування/Прив'язка до підрозділів.



Після встановлення прапорців біля назв підрозділів, необхідно натиснути на кнопку Зберегти перед тим, як переходити до налаштування наступного користувача.

Прив'язка кас та грошових рахунків до підрозділів

Каси та грошові рахунки відображаються в даній формі в єдиному списку.

Для кожного рахунку або каси необхідно вказати, до яких підрозділів вони відносяться.

Налаштування доступу підрозділів до рахунків можна здійснити у меню Налаштування/Прив'язка до підрозділів.



Після встановлення прапорців біля назв підрозділів, необхідно натиснути на кнопку Зберегти перед тим, як переходити до налаштування наступного користувача.

Прив'язка користувачів до організацій

Налаштувати доступ користувача до організацій можна у меню Налаштування/Прив'язка до підрозділів.

Надавати доступ до організацій може тільки користувач з адміністративними правами.

Після встановлення прапорців біля назв організацій, необхідно натиснути на кнопку Зберегти перед тим, як переходити до налаштування наступного користувача.

Оновлено: 21/09/2023