Статті на: Інтеграції від QUINCEFIN

Інтеграція з KeyCRM

Інтеграція з Key CRM дозволяє прискорити роботу з замовленнями за допомогою перенесення і опрацювання даних з CRM до облікової системи Quincefin. А також, передавати залишки товарів з облікової системи у CRM.


Можливості


  • Завантаження замовлень з CRM
  • Заповнення адреси доставки цього замовлення (не переноситься у картку партнера)


  • Створення партнерів із замовлення, у разі їх відсутності
  • В картку партнера записуються ім'я, телефон, mail


  • Створення товарів із замовлення у разі їх відсутності. При завантаженні товарів із замовлення пошук відбувається за артикулом та назвою товару. Якщо декілька однакових назв, то завантажується перша зі знайдених


  • Автоматичне створення статусів, у разі їх відсутності
  • Оновлення статусів у системі після повторного завантаження замовлень
  • Завантаження замовлень тільки з обраними статусами



  • Автоматичне створення джерел замовлень, у разі їх відсутності в системі
  • Перенесення у коментар номера замовлення з джерела (наприклад, якщо у CRM замовлення надійшло з сайту)


  • Завантаження списку товарів з облікової системи у CRM
  • Перенесення актуальних залишків на складі


  • *


Як це працює


Налаштування параметрів та кнопка завантаження даних знаходиться у меню **Інтеграції - Key CRM

Спочатку треба створити профіль інтеграції.


  • *


Підключення


  • Профіль - назва профілю інтеграції


  • Ключ API - потрібно взяти у налаштуваннях системи Key CRM


АРІ ключ можна отримати в налаштуваннях Key CRM


Для цього треба відкрити основні налаштування і скопіювати його.



  • *


Замовлення


Тут слід налаштувати умови, за якими замовлення з Key CRM будуть передаватись у Quincefin


  • Період - за який будуть завантажені замовлення. Якщо замовлення було вже завантажено раніше, то воно буде оновлено. Період треба обирати безпосередньо перед початком обміну.


  • Користувач - буде автором завантажених документів, використовуються його налаштування за замовчуванням


  • Партнер - буде підставлений до Замовлення у випадку, якщо замовлення Key CRM не містить покупця


  • Послуга з доставки - буде заповнюватись, у разі наявності суми за доставку замовлення у Key CRM


  • Записувати номер джерела в коментар - якщо у Key CRM замовлення надійшло з іншого джерела, наприклад з сайту, то номер цього замовлення буде переноситись у коментар.


  • Банк. Рахунок/Каса - буде підставлятись у документи. Під час роботи з замовленнями можна буде змінити інформацію - куди надійдуть кошти від покупця


  • Налаштування фільтру за статусами - Показати статуси і обрати, які треба передавати під час обміну.


  • Послуги знаходяться в категорії - якщо ви займаєтесь продажем послуг, а не товарів, то тут треба обрати категорію з Key CRM, де знаходяться послуги. Товари з цієї категорії будуть вважатись послугами і передаватимуться у замовлення облікової системи саме у вигляді послуг.


  • Останній обмін - інформація про час та статус завершення останнього завантаження


  • Отримати замовлення - кнопка завантаження замовлень


  • Використати період при виборі періоду імпорту потраплятимуть замовлення:
  1. По даті створення - дата, коли документ фізично був створений у KeyCRM,
  2. По даті змінення - дата останньої зміни документу у KeyCRM.


Для імпорту замовлень, що були опубліковані заднім або переднім числом, в періоді потрібно обрати дату створення, а не дату зазначену у самому документі.



Особливості роботи зі статусами замовлень у Key CRM


Перед початком завантаження замовлень, у Quincefin потрібно створити повний список стадій замовлень у відповідності до списку статусів з Key CRM.


Співставлення стадій/статусів у обох системах можна вручну обрати у налаштуваннях інтеграції, щоб було зрозуміло, який статус Key CRM відповідає якому статусу у Quincefin. Якщо треба додати нові статуси, то важливо слідкувати за тим, щоб вони були співставлені до початку чергового обміну.



  • *


Користувачі


Якщо в Key CRM і Quincefin працюють ті самі менеджери, можна вказати хто буде відповідальним за замовлення. Таким чином нові замовлення будуть створюватись від імені тих самих користувачів, що і в були в Key CRM.


Тут треба записати ID користувачів Key CRM у відповідних полях і зберегти.


  • *


Особливості створення нових карток товарів з замовлень


Розпізнавання товарів відбувається у першу чергу за артикулом.

Якщо артикулів немає, то за назвою.

Тому важливо слідкувати за актуальністю списку товарів і у разі оновлення інформації - актуалізувати дані в обох системах. Щоб уникнути створення дублів.


Якщо в замовленні Key CRM є товар, якого немає у Quincefin, то у нас в системі створиться новий товар.


Картка товару з видом Товар буде створена, якщо у Key CRM ця позиція записана, як звичайний товар, або якщо це товар з характеристиками без окремих артикулів.


Картка товару з видом Товар з SKU буде створена, якщо у Key CRM ця позиція записана, як товар з модифікаціями (розмір, колір, тощо) і у кожної окремої характеристики є свій артикул.


Новий "Товар з SKU" при цьому матиме товарні варіанти (SKU), що відповідатимуть характеристикам товарів з замовлення Key CRM




Експорт товарів


Якщо треба передавати список товарів та складські залишки з Quincefin до Key CRM, то спочатку треба налаштувати відповідність категорій товарів, складів та прайс-листів.


При передачі товарів з SKU, у картках обов'язково мають бути прописані артикули.


  • *


Відповідність папок та категорій


Папки відображаються у вигляді таблиці.

У цій таблиці треба вказати, які саме папки/категорії товарів треба передавати і яким категоріям вони відповідають у Key CRM.

Ліворуч – папки товарів QUINCEFIN, праворуч – які проставлені у відповідність з KeyCRM.


Послідовність налаштування:

  1. Поставити ліворуч відмітки, які папки товарів треба передавати
  2. Обрати варіант експорту категорій:
  • Створити у срм наші категорії
  • Обрати вручну існуючі категорії в KeyCRM
  1. Запустити завантаження товарів


Завантаження папок в категорії

Якщо треба, щоб категорії, які існують у QUINCEFIN, були створені у KeyCRM, потрібно виконати наступні кроки:

  • Ліворуч обрати потрібні папки облікової системи
  • Стає активна кнопка "Завантаження папок в категорії"
  • Після запуску завантаження, у KeyCRM створюються відповідні категорії і праворуч у таблиці заповнюється список


Ієрархія категорій при цьому співпадає з папками. Можна обрати як одну, так і декілька папок/категорій.



Вибір категорій вручну

Якщо у KeyCRM вже є потрібні категорії товарів, то їх треба обрати вручну.

Для цього потрібно виконати наступні кроки:

  • Ліворуч обрати потрібні папки облікової системи
  • Праворуч подвійним кліком натиснути на порожню графу
  • Відкривається вікно з вибором категорій KeyCRM
  • Таким чином проставити відповідність всіх потрібних категорій.



Завантаження товарів

Натискаючи цю кнопку, ви передаєте список товарів з QUINCEFIN до KeyCRM.

Вибираються і переносяться товари з папок, які мають відповідні категорії на KeyCRM.


  • *


Відповідність складів


Папки відображаються у вигляді таблиці.


У цій таблиці треба вказати, яким складам KeyCRM відповідають склади облікової системи.

Ліворуч – склади QUINCEFIN, праворуч – коди складів з KeyCRM.


KeyCRM не має методу АПІ для їх отримання складів, тому їх треба проставити вручну.

Якщо код не вказано - залишки з цього складу не будуть перенесені.


Код складу KeyCRM можна отримати у розділі Настроювання/Товари



Далі - обрати вкладку "Склад"

І тут можна подивитись ID потрібного складу

Саме цей ID треба записати у таблицю відповідності складів в налаштуваннях інтеграції



  • *


Завантаження прайсів та залишків


Для того, щоб передавати ціну товарів та залишки товарів по складам - треба налаштувати параметри на цій вкладці.


З урахуванням резервування - включити, якщо треба передавати тільки вільний залишок товарів на складі

Прайс-лист - обрати тип ціни, який має передаватись у картки товарів в KeyCRM

Завантаження прайс-листа - кнопка запуску оновлення цін

Завантаження залишків - кнопка запуску оновлення залишків на складі


Нижче у таблиці необхідно співставити товари Quincefin і KeyCRM.

Передаватись дані будуть тільки по співставленим позиціям.


  • *


Платежі


У цьому розділі можна налаштувати оновлення статусу оплати замовлень у KeyCRM, якщо по ним провели оплати у обліковій системі.


Треба встановити відповідність видів оплати у Quincefin і KeyCRM.

Без цього оновлення працювати не буде.

Далі при публікації платіжних документів (оплата в Касу або на Рахунок), автоматично відбувається запис у проміжну таблицю.


При натисканні на кнопку "Вивантаження в KeyCRM", проходить вивантаження усіх оплат, які накопичились на цей момент.

Оплати вивантажуються тільки по замовленням, які перед цим були завантаженні з KeyCRM в нашу систему. (зв'язок по інформації з поля "Номер з сайту/CRM").


Оновлено: 08/04/2025