Документ "Замовлення"

Замовлення покупців - це засіб планування продажів.

Документи замовлення можна створювати вручну, або вони можуть передаватись з сайтів чи CRM систем за допомогою АРІ та налаштованих інтеграцій.

Сам документ замовлення не виконує у системі руху товарів чи коштів, але на його підставі можна забронювати товари на складі, створювати товарні та грошові документи, друкувати рахунки на оплату і відслідковувати - які замовлення були оплачені та відвантажені.

Список замовлень

Зовнішній вигляд списку замовлень можна змінювати за головними та додатковими критеріями:

Період
Папка або партнер

Розширені фільтри F10:
Пошук за коментарем та номером документу
Стан оплати
- оплачені
- частково оплачені
- неоплачені
- переплата
Статус
Не показувати завершені та скасовані документи - фільтр, який дозволяє зі списку ховати документи зі статусом "Готово" або "Скасовано"
Відповідальний за - треба обрати, за що саме відповідає менеджер, якого буде обрано в наступній графі
- Документ
- Замовлення (покупця)
- Партнера
Відповідальний
Джерело інформації - звідки надійшло замовлення
Серійний номер - можна обрати тільки якщо у графі "Товар" встановлено товар з серійними номерами
Проект - Відсортувати документи тільки закріплені за певним проектом
Папка або товар
Папка або послуга
Склад
Організація
Контракт доступний для відбору тільки після встановлення фільтру Партнер та Організація

Дата поставки (з/по)
Діапазон сум (від/до)
Варіанти відвантаження
Сегмент діяльності Відсортувати документи тільки закріплені за певним сегментом діяльності організації
Номер замовлення з сайту
Валюта
Рахунок/Каса
Стан відвантаження
Стан публікації
Дата редагування - якщо в документ вносили зміни
Підрозділ Відсортувати документи тільки закріплені за певним підрозділом організації
Варіанти оплати

Дії, що можна виконувати в списку документів

Створити F2
Відкрити/Редагувати
Копіювати
Створити документ на підставі - нові документи на підставі обраного замовлення
Оновити список Ctrl+F5
Підсумкові суми документів поточного списку - Інформація про кількість документів, загальну суму документів у валюті документів та у валюті управлінського обліку.
Змінити статус можна прямо у списку документів, обравши статус зі списку

Групова обробка замовлень

Ліворуч від статусів документів є поле для відмітки-прапорця.
Таким чином можна виділити потрібні документи, з якими далі треба виконати однакову дію.
У верхньому меню журналу замовлень є кнопки, якими можна виділити відразу всі документи на сторінці, або зняти всі відмітки.

Праворуч від списку документів відображається меню Масове редагування.
Це меню розгортається, якщо на нього натиснути.

Масові дії:
Змінити статус документу - обрати зі списку
Підрозділ - очистити чи обрати новий
Сегмент діяльності - очистити чи обрати новий
Проект - очистити чи обрати новий

Після вибору дії, треба підтвердити зміни, натиснувши на кнопку Змінити реквізити

Опції

Зберегти налаштування фільтру
Застосувати налаштування фільтру
Реєстр (Маршрутний лист) - відкриється в окремій вкладці
Вивантажити у Excel

До списку документів можна додати відображення колонки з сумою у валюті управлінського обліку. Для цього потрібно відкрити розширений фільтр, далі натиснути кнопку "Управління колонками списку" та встановити прапорець з Сумою у валюті управлінського обліку. Для збереження налаштувань натисніть Опції - Зберегти налаштування.

В списку документів відображаються колонки з інформацією про стан оплати та відвантаження. При наведенні на інформацію оплати/відвантаження можна побачити суму.

Робота з документом

Документ складається з двох блоків: шапка з основними відомостями, вкладки з детальною інформацією.

Дії у документі

Ок - Зберегти і закрити документ
Застосувати - Провести документ і залишити відкритим
Опублікований - Ознака проведеного документу. Якщо не опублікований - то це чернетка, яку можна редагувати чи видаляти.
Видалити
Створити на підставі - Створення пов'язаних документів
Друк - Замовлення, Замовлення зі знижкою, Рахунок, Рахунок зі знижкою, Накладна на збирання (без цін)
Опції - Додаткові опції документу (Використання знижок, ПДВ, тощо)

Інфо - розширена інформація про документ, доступна тільки в опублікованих документах
- Ієрархія - можна відстежити повний ланцюжок пов'язаних документів
- Вкладення - можна переглянути прикріплені файли
- Рух документу - можна побачити, що в обліку змінилось після проведення документу
- Історія змін - можна відстежити, хто, коли і які зміни вносив у цей документ
- Копіювати посилання - посилання на цей документ, якщо треба поділитись ним з іншими співробітниками
- Дата, час та ім'я користувача - хто створив документ або вносив у нього останні зміни.

На усіх вкладках можна побачити загальну суму документу і залишити коментар.



Баланс по документу


Список з даними по балансу з партнером:
Баланс за контрактом - Сума заборгованості по взаєморозрахункам за контрактом. Якщо ця сума з мінусовим значенням, то це означає, що у партнера є аванс за даним контрактом.
Баланс за партнером - Сума заборгованості по взаєморозрахункам за всіма контрактами партнера. Якщо ця сума з мінусовим значенням, то це означає, що у партнера є аванс.
Кредитний ліміт - Сума, на яку можемо надавати товари/послуги партнеру в борг

Якщо у партнера встановлено ліміт, то документ продажу не буде зберігатись. За умови, якщо у користувача системи в налаштуваннях за замовчуванням встановлено обмеження на відвантаження товарів покупцям з лімітом. Але замовлення можна зберегти



Основні відомості

Номер встановлюється після збереження документу автоматично. Він є унікальним для цього типу документів.

Дата за замовчуванням встановлена поточна, але за потреби її можна редагувати.

Партнер - покупець

Склад звідки буде відвантажено товари

Організація заповнюється з загальних налаштувань

Додаткові дані

Контракт заповнюється контракт, який в картці партнера відмічений за замовчуванням, за необхідності можна обрати з переліку потрібний. З контракту буде підтягатися валюта та інші умови взаєморозрахунків з партнером.

Грошовий рахунок - це Банківський рахунок або Каса куди надійдуть кошти згідно з даним документом.

Тип цін заповнюється із раніше створених налаштувань. При заповненні чи зміні Типу цін після заповнення товарів документу, з'явиться повідомлення із пропозицією перерахунку цін з урахуванням іншого прайс-листа та валюти. Якщо таке повідомлення не з'явилося - переконайтесь, що в обраному Типі цін заповнена валюта.

Курс взаєморозрахунків заповнюється при валютних операціях, якщо курс на момент оформлення замовлення відрізняється від вказаного в налаштуваннях.

Тип знижки/націнки це поле можна заповнити зі списку "Знижки", або залишити порожнім. Для відображення даного поля натисніть кнопку "Опції" вгорі документу та встановіть прапорець "Використовувати знижки".

Відповідальний - ім'я співробітника, відповідального за даний документ, може відрізнятись від автора документу. Цей розділ можна буде використовувати для відстеження всіх продажів, за які відповідає певний співробітник організації.

Варіанти відвантаження - в який спосіб планується відвантаження товарів/послуг (список створюється користувачами самостійно: самовивіз, Нова Пошта, Укрпошта, тощо)

Варіанти оплати - в якій спосіб планується оплата замовлення (список створюється користувачами самостійно: передплата, оплата частинами, накладений платіж, тощо)

Джерело інформації - напрямок, звідки надійшло замовлення (список створюється користувачами самостійно: сайт, інстаграм, тощо)

Для автоматичного заповнення поля "Банківський рахунок" необхідно переконатися, що в картці організації заповнено "Основний банківський рахунок" .

Якщо банківський рахунок в документі не буде заповнено, то друковані форми "Рахунка" та "Рахунка без знижки" будуть недоступними.

Деталі замовлення

Контактна особа партнера, після заповнення буде виводитися в друкованих формах.

Банківський рахунок партнера заповнюється автоматично під час вибору Партнера в шапці документа. Якщо поле не заповнилося, переконайтесь чи вказано основний рахунок в картці партнера. Після заповнення рахунок буде виводитися в друкованих формах.

Адреса доставки - заповнюється з картки партнера, або можна заповнити/змінити вручну. При цьому інформація у картці партнера залишиться незмінною. У випадку копіювання документа, якщо адреса доставки відрізняється від тієї, що зазначена в картці партнера, то система видає попередження і пропозицію замінити адресу. Якщо у партнера декілька адрес доставки, то адреса заповнюється з випадаючого списку,

Номер з сайту/CRM - номер замовлення клієнта з сайту, заповнюється вручну, але після інтеграції з інтернет-магазином, буде заповнюватись автоматично.

Планова дата та час надходження - запланована дата та час видачі замовлення. Якщо дане поле не відображається, то переконайтеся, що в Налаштуваннях обліку встановлений прапорець "Використовувати планову дату відвантаження у замовленнях покупця".



Товари


Додаткові дії з табличною частиною

Праворуч над табличною частиною розміщена кнопка "Додаткові дії"
Тут можна обрати потрібні функції:

Використовувати коментар до товарів у табличній частині
Виводити зображення
Вказувати склади у табличній частині. Якщо замовлення треба зібрати з декількох складів, можна обирати склад відвантаження для кожного товару - окремо.
Завантажити з файлу - можна заповнити табличну частину документу з файлу. Шаблон такого файлу знаходиться в налаштуваннях системи, розділ "Імпорт"

Резервування товарів

Якщо в налаштуваннях системи включено опцію резервування, то можна обрати, чи буде зарезервовано це замовлення.
Варіанти вибору:
Не резервувати
Всі товари - все замовлення буде зарезервоване
Вказується у рядках - для кожного товару можна обрати кількість - скільки треба зарезервувати на складі. Для цього у табличній частині додається колонка "Резерв" з нульовим значенням для кожного товару.

За замовчуванням завжди варіант - “Всі товари замовлення”

Якщо у налаштуваннях обрано термін резерву, тут буде відображатись, на скільки днів замовлення резервується на складі.
Якщо ж термін не встановлено, то резерв не має обмежень.

Вільний залишок

Якщо у документі треба бачити, скільки товарів є на складі, то можна включити цю опцію.
У табличній частині додається колонка з вільними залишками, тобто ті товари, які на поточний момент не зарезервовані.
Дані в цю колонку потрапляють НА ПОТОЧНИЙ МОМЕНТ ЧАСУ, а не на дату документу.

Таблична частина

Додавати товари в документ можна декількома способами:

Додати рядок - вводити назву товару чи артикул у рядку, або шукати через список товарів.
Штрих-код - скористатись сканером, чи вводити вручну
Підбір - обирати товари зі списку
Завантажити з файлу - треба підготувати таблицю Excel за шаблоном "Таблична частина"


Також кожен рядок табличної частини має кнопку з іконкою “трикрапкою”, за якою відкривається випадаюче меню з пунктами вибору дії:

Додати рядок нижче
Копіювати рядок
Видалити рядок

Пошук товару можна здійснювати за даними, внесеними у Назву, Нотатки, Опис товару, або їх фрагментами.

При пошуку товарів у списках є можливість шукати по декільком фрагментам назви товару через пробіл.

При додаванні товарів через "Підбір" раніше додані товари до табличної частини будуть виділені кольором.

У списку підбору товарів виводиться залишок товару за обраним складом в документі.

У табличній частині маємо перелік товарів і наступну інформацію:

№

Артикул

Назва товару якщо назва товару довга та не повністю відображається в табличній частині, можна навести мишкою на поле з товаром і тоді підсвітиться повна назва товару

Коментар до рядка для відображення даного поля переконайтеся, що в Налаштуваннях обліку встановленим прапорець "Використовувати коментар до рядків товарів у замовленнях та продажах"

Кількість при додаванні товару вручну, використовуючи кнопку Додати рядок, в поле кількість автоматично буде заповнюватися значення, вказане в Налаштуваннях за замовчуванням. При необхідності кількість можна редагувати.

Одиниця вимірювання

Відсоток заповнюється автоматично, якщо у загальній частині документу обрано тип знижки/націнки, або можна вказати вручну. Для відображення даного поля натисніть кнопку "Опції" вгорі документу та встановіть прапорець "Використовувати знижки".

Сума знижки заповнюється автоматично, якщо заповнено тип знижки та ціну товару. Або можна прописати вручну для автоматичного розрахунку відсотка знижки.

Ціна без знижки заповнюється автоматично, якщо під час вибору товарів обрано тип цін, або можна прописати вручну

Ціна зі знижкою підраховується автоматично

Сума підраховується автоматично множенням ціни на кількість

Ставка ПДВ заповнюється автоматично з картки товару, якщо в картці товару ставка ПДВ заповнена, або ж заповнюється даними з картки організації, поле доступно для редагування. Якщо дане поле не відображається, то переконайтеся, що в картці організації встановленим прапорець у графі "Платник ПДВ"

Сума ПДВ підраховується автоматично множенням ціни на ставку ПДВ

Зі складу відображається лише при встановленому прапорці "Вказувати склади у табличній частині" в основних відомостях документа


Якщо в документі буде декілька товарів, то зручно скористатися кнопкою Підбір.

У цьому випадку вікно вибору товару залишається відкритим, поки користувач примусово не закриє його після додавання всіх необхідних товарів.

Тут можна відразу вказати кількість одиниць товару. Після цього потрібно натиснути на кнопку Додати або на Enter і рядок з товаром відразу додається в документ.

Якщо в графі Тип ціни встановлено значення, то і цей стовпець табличної частини буде заповнюватися з довідника.

Таким чином, всі дані про товари будуть заповнюватися автоматично.

Також товари можна завантажити з файлу, обравши критерій пошуку: Назву, Артикул або Штрих-код. Критерій пошуку є обов'язковим для заповнення, адже за цим критерієм відбуватиметься перевірка унікальності товарів перед імпортом, щоб уникнути дублів.

У разі завантаження файлу, потрібно скористатись тим самим шаблоном таблиці, як при внесенні початкових залишків.

Шаблон файлу "Таблична частина" для завантаження знаходяться у розділі Налаштування/Імпорт та Експорт. Ідентифікатори колонок повинні бути у першому рядку і відповідати наступним значенням:

Назва товару
Артикул
Штрих-код
Кількість
Ціна

Для завантаження товарів у файл треба використовувати тільки ці колонки таблиці.




Послуги

Для додавання послуг до табличної частини документу можна натиснути кнопку Додати рядок або ж скористатися Підбором.

Також кожен рядок табличної частини має кнопку з іконкою “трикрапкою”, за якою відкривається випадаюче меню з пунктами вибору дії:

Додати рядок нижче
Копіювати рядок
Видалити рядок

У табличній частині маємо перелік послуг з наступною інформацією:

№ і  Артикул заповнюються автоматично після збереження документу.

Назва послуги обирається з переліку.

Текст для друку можна друкувати довільний текст з описом та примітками щодо послуги. Цей текст буде виведено до друкованої форми.

Кількість при додаванні послуги вручну, використовуючи кнопку Додати рядок, в поле кількість автоматично буде заповнюватися значення, вказане в Налаштуваннях за замовчуванням. При необхідності кількість можна редагувати.

Одиниця вимірювання заповнюється автоматично із картки послуги

Відсоток заповнюється автоматично з основної частини документу, або можна змінити вручну

Ціна без знижки може підтягнутись з картки, якщо у документі обрано тип цін, або заповнюватись вручну

Ціна зі знижкою підраховується автоматично

Сума підраховується автоматично множенням ціни на кількість.



Додатково

Підрозділ - у майбутньому можна буде відстежувати всі документи, за які відповідають певні підрозділи організації.

Сегмент діяльності

Проект



Друк

Виводити відповідального менеджера під час друку замовлення - У друковані форми буде виводитись ім'я менеджера, що відповідає за документ.

Виводити коментар під час друку замовлення - У друкованих формах знизу буде виводитися “Коментар”.

Виводити коментар до товарів під час друку замовлення - До кожного товару буде друкуватись коментар.

Підписує відповідальний - у графі для підпису буде друкуватись не ПІБ директора з налаштувань організації, а дані менеджера, що створив документ

Друк замовлення з сайту - можна додати номер замовлення з сайту у друковану форму.
- Не друкувати
- У коментарі
- У заголовку



Завершення роботи з документом

Якщо у документі є дублі товарів – біля них відображається відповідна позначка. Також при збереженні документа відображається попередження про наявність дублів.

Після внесення всіх даних у документ його слід Зберегти.

Тепер документ створено і пронумеровано.

У графі Інформація про документ відображається дата, час та ім'я співробітника, який створив його.

Щоб зміни вступили в силу, слід встановити галочку у полі Опубліковано.



Після публікації з Замовлення можливо сформувати Рахунок і надіслати його на друк.

Реквізити та контактні дані, а також дані про відповідального співробітника виводяться у друковані форми з налаштувань організації.
Також, якщо у списку співробітників обрано посаду для відповідального за виписані документи, то у друковані форми Видаткова накладна та Рахунок буде виводитись посада поряд з іменем відповідального.
Інформація про покупця виводиться з картки партнера.

Якщо валюта банківського рахунку відрізняється від валюти контракту з партнером, то Рахунок буде надруковано у валюті банківського рахунку.

Якщо в налаштуваннях системи встановлено прапорець "Виводити логотип у друкованих формах", то друковані форми Замовлення та Рахунку будуть друкуватися з логотипом.

Якщо в налаштуваннях системи встановлений прапорець у графі "Виводити артикул товарів у друкованих формах" та/або "Виводити штрих-код товарів у друкованих формах", тоді в друкованій формі Замовлення буде виведено на друк артикул/штрих-код.

Детально про роботу з друкованими формами.

Також на підставі цього Замовлення можна створити Видаткову накладну, Надходження грошей, а якщо товарів не вистачає на складі -  Замовлення постачальнику і Прибуткову накладну.


Масове редагування

Для списку документів "Замовлення" доступне масове редагування. Для цього потрібно відмітити прапорцями необхідний список документів та встановити нові значення для наступних параметрів:
Статус
Підрозділ відображається, якщо дана аналітика увімкнених у налаштуваннях обліку
Сегмент діяльності відображається, якщо дана аналітика увімкнених у налаштуваннях обліку
Проект відображається, якщо дана аналітика увімкнених у налаштуваннях обліку

Після заповнення нових значень потрібно натиснути кнопку Змінити реквізити. Дані будуть автоматично перезаповнені.

Оновлено: 11/04/2024