Документ "Замовлення"

Замовлення покупців - це засіб планування продажів товарів.

Замовлення можна оформити в меню Продажі/Документи.

Щоб знайти потрібний документ на головній сторінці, замовлення можна фільтрувати за такими критеріями:

Період
Партнер
Пошук за коментарем
Стан оплати
Стан відвантаження
Стан публікації
Статус
Валюта
Папка або товар
Склад
Організація
Контракт доступний для відбору тільки після встановлення фільтру Партнер та Організація
Відповідальний
Номер заказу на сайті
Дата поставки (з/по)
Діапазон сум (від/до)

Змінювати статуси можна прямо в списку документів.

Праворуч від критеріїв для фільтру документів розміщена кнопка з відображенням загальної інформації для списку документів, що відповідають заданому фільтру. Натиснувши цю кнопку, на екрані відкриється інформація щодо кількості документів, загальної суми документів у валюті документів та у валюті управлінського обліку.

А також є можливість вивантажити список відфільтрованих документів у Excel. Для цього треба натиснути кнопку Експорт, що розташована праворуч від критеріїв для фільтру документів. Файл вивантаження буде мати назву виду документа, а назви колонок будуть аналогічними до назв колонок у таблиці.

В списку документів відображаються колонки з інформацією про стан оплати та відвантаження. При наведенні на інформацію щодо оплати/відвантаження за конкретним замовленням у спливаючому вікні відобразиться сума оплати/відвантаження.

Якщо замовлення від покупця повторюється, можна вибрати його зі списку та створити копію, натиснувши кнопку Копіювати.

Також доступне створення документів На підставі прямо зі списку документів. Для цього треба виділити необхідний документ, натиснути іконку "На підставі" та обрати документ, який буде створено.

Документ складається з двох блоків: шапка з основними відомостями, вкладки з детальною інформацією.

На усіх вкладках можна побачити загальну суму документу і залишити коментар. Довгі коментарі до 60 символів будуть обрізатися у списку документів, та якщо символів більше 60, то в кінці виводитиметься “…”. При наведенні мишки на коментар показуватиметься повне значення коментаря.

Детальніше про роботу з документами QUINCEFIN у цій публікації.

Посилання на статтю про зміну інтерфейсу документів.



Основні відомості

Номер встановлюється після збереження документу автоматично. Він є унікальним для цього типу документів.

Дата за замовчуванням встановлена поточна, але за потреби її можна редагувати.

Партнер (покупець) заповнюється з довідника "Партнери".

Склад заповнюється із раніше створеного довідника "Склади".

Організація заповнюється з загальних налаштувань.

кнопка Перейти до розширеної інформації про документ дозволяє переглянути Ієрархію, прикріпити Вкладення, переглянути Рух документа, а також відображає інформацію з датою, часом та ім'ям користувача, який створив документ або вносив у нього правки.

Грошовий рахунок - це Банківський рахунок або Каса куди надійдуть кошти згідно з даним документом. Рахунок чи Каса заповнюється з довідників обраної організації. У вікні вибору рахунку/каси відображається колонка із залишком коштів на дату створення документа.



Деталі замовлення

Контракт заповнюється контракт, який в картці партнера відмічений за замовчуванням, за необхідності можна обрати з переліку потрібний. З контракту буде підтягатися валюта та інші умови взаєморозрахунків з партнером.

Курс взаєморозрахунків заповнюється при валютних операціях, якщо курс на момент оформлення замовлення відрізняється від вказаного в налаштуваннях.

Поле Банківський рахунок партнера заповнюється автоматично під час вибору Партнера в шапці документа. Якщо поле не заповнилося, переконайтесь чи вказано основний рахунок в картці партнера. Після заповнення рахунок буде виводитися в друкованих формах.

Тип цін заповнюється із раніше створених налаштувань. При заповненні чи зміні Типу цін після заповнення товарів документу, з'явиться повідомлення із пропозицією перерахунку цін з урахуванням іншого прайс-листа та валюти. Якщо таке повідомлення не з'явилося - переконайтесь, що в обраному Типі цін заповнена валюта.

Тип знижки/націнки це поле можна заповнити зі списку "Знижки", або залишити порожнім. Для відображення даного поля натисніть кнопку "Опції" вгорі документу та встановіть прапорець "Використовувати знижки".

Контактна особа партнера, після заповнення буде виводитися в друкованих формах.

Адреса доставки - заповнюється з картки партнера, або можна заповнити/змінити вручну. При цьому інформація у картці партнера залишиться незмінною. У випадку копіювання документа, якщо адреса доставки відрізняється від тієї, що зазначена в картці партнера, то система видає попередження і пропозицію замінити адресу.

Номер з сайту - номер замовлення клієнта з сайту, заповнюється вручну, але після інтеграції з інтернет-магазином, буде заповнюватись автоматично.

Планова дата надходження - запланована дата видачі замовлення. Якщо дане поле не відображається, то переконайтеся, що в Налаштуваннях обліку встановлений прапорець "Використовувати планову дату відвантаження у замовленнях покупця".

Для автоматичного заповнення поля "Банківський рахунок" необхідно переконатися, що в картці організації заповнено "Основний банківський рахунок" .

Якщо банківський рахунок в документі не буде заповнено, то друковані форми "Рахунка" та "Рахунка без знижки" будуть недоступними.



Товари

Праворуч над табличною частиною розміщена кнопка Додаткові дії з табличною частиною. Тут можна обрати потрібний прапорець:

Використовувати коментар до товарів у табличній частині
Вказувати склади у табличній частині. Якщо прапорець встановлено, тоді склад, з якого будуть списуватися товари, стане доступним для заповнення в табличній частині документу на закладці "Товари".
Завантажити з файлу

Для додавання товару у перелік продажу, можна натиснути на кнопку Додати рядок, скористатися Підбором, або сканером Штрих-кодів. Пошук товару можна здійснювати за даними, внесеними у Назву, Нотатки, Опис товару, або їх фрагментами.

При пошуку товарів у списках є можливість шукати по декільком фрагментам назви товару через пробіл.

При додаванні товарів через "Підбір" раніше додані товари до табличної частини будуть виділені кольором.

У випадаючому списку підбору товарів виводиться залишок товару за обраним складом в документі.

У табличній частині маємо перелік товарів і наступну інформацію:

№

Артикул

Назва товару якщо назва товару довга та не повністю відображається в табличній частині, можна навести мишкою на поле з товаром і тоді підсвітиться повна назва товару

Коментар до рядка для відображення даного поля переконайтеся, що в Налаштуваннях обліку встановленим прапорець "Використовувати коментар до рядків товарів у замовленнях та продажах"

Кількість при додаванні товару вручну, використовуючи кнопку Додати рядок, в поле кількість автоматично буде заповнюватися значення, вказане в Налаштуваннях за замовчуванням. При необхідності кількість можна редагувати.

Одиниця вимірювання

Відсоток заповнюється автоматично, якщо у загальній частині документу обрано тип знижки/націнки, або можна вказати вручну. Для відображення даного поля натисніть кнопку "Опції" вгорі документу та встановіть прапорець "Використовувати знижки".

Ціна без знижки заповнюється автоматично, якщо під час вибору товарів обрано тип цін, або можна прописати вручну

Ціна зі знижкою підраховується автоматично

Сума підраховується автоматично множенням ціни на кількість

Ставка ПДВ заповнюється автоматично з картки товару, якщо в картці товару ставка ПДВ заповнена, або ж заповнюється даними з картки організації, поле доступно для редагування. Якщо дане поле не відображається, то переконайтеся, що в картці організації встановленим прапорець у графі "Платник ПДВ"

Сума ПДВ підраховується автоматично множенням ціни на ставку ПДВ

Зі складу відображається лише при встановленому прапорці "Вказувати склади у табличній частині" в основних відомостях документа

Якщо в документі буде декілька товарів, то зручно скористатися кнопкою Підбір.

У цьому випадку вікно вибору товару залишається відкритим, поки користувач примусово не закриє його після додавання всіх необхідних товарів.

Тут можна відразу вказати кількість одиниць товару. Після цього потрібно натиснути на кнопку Додати або на Enter і рядок з товаром відразу додається в документ.

Якщо в графі Тип ціни встановлено значення, то і цей стовпець табличної частини буде заповнюватися з довідника.

Таким чином, всі дані про товари будуть заповнюватися автоматично.

Також товари можна завантажити з файлу, обравши критерій пошуку: Назву, Артикул або Штрих-код. Критерій пошуку є обов'язковим для заповнення, адже за цим критерієм відбуватиметься перевірка унікальності товарів перед імпортом, щоб уникнути дублів.

У разі завантаження файлу, потрібно скористатись тим самим шаблоном таблиці, як при внесенні початкових залишків.

Шаблон файлу "Таблична частина" для завантаження знаходяться у розділі Налаштування/Імпорт та Експорт. Ідентифікатори колонок повинні бути у першому рядку і відповідати наступним значенням:

Назва товару
Артикул
Штрих-код
Кількість
Ціна

Для завантаження товарів у файл треба використовувати тільки ці колонки таблиці.



Послуги

Для додавання послуг до табличної частини документу можна натиснути кнопку Додати рядок або ж скористатися Підбором.

У табличній частині маємо перелік послуг з наступною інформацією:

№ і  Артикул заповнюються автоматично після збереження документу.

Назва послуги обирається з переліку.

Текст для друку можна друкувати довільний текст з описом та примітками щодо послуги. Цей текст буде виведено до друкованої форми.

Кількість при додаванні послуги вручну, використовуючи кнопку Додати рядок, в поле кількість автоматично буде заповнюватися значення, вказане в Налаштуваннях за замовчуванням. При необхідності кількість можна редагувати.

Одиниця вимірювання заповнюється автоматично із картки послуги

Відсоток заповнюється автоматично з основної частини документу, або можна змінити вручну

Ціна без знижки може підтягнутись з картки, якщо у документі обрано тип цін, або заповнюватись вручну

Ціна зі знижкою підраховується автоматично

Сума підраховується автоматично множенням ціни на кількість.



Додатково

Відповідальний - ім'я співробітника, відповідального за даний документ, може відрізнятись від автора документу. Цей розділ можна буде використовувати для відстеження всіх продажів, за які відповідає певний співробітник організації.

Підрозділ - у майбутньому можна буде відстежувати всі документи, за які відповідають певні підрозділи організації.



Завершення роботи з документом

Якщо у документі є дублі товарів – біля них відображається відповідна позначка. Також при збереженні документа відображається попередження про наявність дублів.

Після внесення всіх даних у документ його слід Зберегти.

Тепер документ створено і пронумеровано.

У графі Інформація про документ відображається дата, час та ім'я співробітника, який створив його.

Щоб зміни вступили в силу, слід встановити галочку у полі Опубліковано.

Після публікації з Замовлення можливо сформувати Рахунок і надіслати його на друк. Якщо валюта банківського рахунку відрізняється від валюти контракту з партнером, то Рахунок буде надруковано у валюті банківського рахунку. Якщо в налаштуваннях системи встановлено прапорець "Виводити логотип у друкованих формах", то друковані форми Замовлення та Рахунку будуть друкуватися з логотипом.

Детально про роботу з друкованими формами у цій публікації.

Також на підставі цього Замовлення можна створити Видаткову накладну, Надходження грошей, а якщо товарів не вистачає на складі -  Замовлення постачальнику і Прибуткову накладну.

Оновлено: 22/02/2023