Документ "Продаж"

Продаж - це документ, за яким відбувається списання проданих товарів зі складу організації.

Це можливо зробити як з використанням замовлення покупця, так і без нього.

Продаж товару можна оформити в меню Продажі/Документи.

Щоб знайти потрібний документ, на головній сторінці продажі можна фільтрувати за такими критеріями:

Період
Партнер
Пошук за коментарем
Стан оплати
Стан публікації
Статус
Організація
Контракт доступний для відбору тільки після встановлення фільтру Партнер та Організація
Склад
Папка або товар
Валюта
Відповідальний
Відповідальний менеджер, який створив замовлення
Діапазон сум (від/до)

Змінювати статуси можна прямо в списку документів.

Праворуч від критеріїв для фільтру документів розміщена кнопка з відображенням загальної інформації для списку документів, що відповідають заданому фільтру. Натиснувши цю кнопку, на екрані відкриється інформація щодо кількості документів, загальної суми документів у валюті документів та у валюті управлінського обліку.

А також є можливість вивантажити список відфільтрованих документів у Excel. Для цього треба натиснути кнопку Експорт, що розташована праворуч від критеріїв для фільтру документів. Файл вивантаження буде мати назву виду документа, а назви колонок будуть аналогічними до назв колонок у таблиці.

В списку документів відображається колонка з інформацією про стан оплати. При наведенні на інформацію щодо оплати за конкретним продажем у спливаючому вікні відобразиться сума оплати.

Для оформлення продажу товару, створюємо новий документ, натиснувши на +.

Якщо операція повторюється, можна вибрати її зі списку та створити копію, натиснувши кнопку Копіювати.

Також доступне створення документів На підставі прямо зі списку документів. Для цього треба виділити необхідний документ, натиснути іконку "На підставі" та обрати документ, який буде створено.

При створенні Продажу на підставі замовлення враховується зміст всіх табличних частин та всіх опублікованих раніше документів на підставі поточного.

Документ складається з двох блоків: шапка з основними відомостями, вкладки з детальною інформацією.

На усіх вкладках можна побачити загальну суму документу і залишити коментар. Довгі коментарі до 60 символів будуть обрізатися у списку документів, та якщо символів більше 60, то в кінці виводитиметься “…”. При наведенні мишки на коментар показуватиметься повне значення коментаря.

Детальніше про роботу з документами QUINCEFIN у цій публікації.

Посилання на статтю про зміну інтерфейсу документів.



Основні відомості

Номер встановлюється після збереження документу автоматично. Він є унікальним для цього типу документів.

Дата за замовчуванням встановлена поточна, але за потреби її можна редагувати.

Партнер (покупець) заповнюється з довідника "Партнери".

Склад заповнюється із раніше створеного довідника "Склади".

Документ-підстава заповнюються лише ті документи, на підставі яких може бути створений поточний документ. Поле вибору періоду, за який показувати список документів дорівнює трьом місяцям.

Організація заповнюється з загальних налаштувань.

кнопка Інфо дозволяє переглянути Ієрархію, прикріпити Вкладення, переглянути Рух документа, а також відображає інформацію з датою, часом та ім'ям користувача, який створив документ або вносив у нього правки.



Деталі продажу

Контракт заповнюється контракт, який в картці партнера відмічений за замовчуванням, за необхідності можна обрати з переліку потрібний. З контракту буде підтягатися валюта та інші умови взаєморозрахунків з партнером.

Курс взаєморозрахунків заповнюється при валютних операціях, якщо курс на момент оформлення документа відрізняється від вказаного в налаштуваннях. Заповнюється автоматично при створенні документу на підставі замовлення. Якщо ж в замовленні дане поле порожнє, тоді системою установлюється курс із курсу валюти на дату документа.

Тип цін заповнюється із раніше створених налаштувань. При заповненні чи зміні Типу цін після заповнення товарів документу, з'явиться повідомлення із пропозицією перерахунку цін з урахуванням іншого прайс-листа та валюти. Якщо таке повідомлення не з'явилося - переконайтесь, що в обраному Типі цін заповнена валюта.

Тип знижки/Націнки заповнюється з контракту, або можна обрати зі списку. Це поле можна залишати порожнім. Для відображення даного поля натисніть кнопку "Опції" вгорі документу та встановіть прапорець "Використовувати знижки".

Прапорець "Використовувати знижки" відображається лише у тих користувачів, у яких є відповідні права доступу. Для розширення прав доступу необхідно звернутися до вашого адміністратора.

У даній вкладці можна додати Адресу доставки. Під час вибору Партнера, дане поле заповнюється автоматично, якщо у картці партнера заповнена адреса доставки. Це поле можна редагувати вручну. У випадку копіювання документа, якщо адреса доставки відрізняється від тієї, що зазначена в картці партнера, то система видає попередження і пропозицію замінити адресу.

Якщо Продаж створено на підставі замовлення, то адреса доставки заповнюється із батьківського документу.

Також є можливість вказати Контактну особу партнера, яка буде виводитися в друкованих формах.

Поле Банківський рахунок партнера заповнюється автоматично під час вибору Партнера в шапці документа. Якщо поле не заповнилося, переконайтесь чи вказано основний рахунок в картці партнера. Після заповнення рахунок буде виводитися в друкованих формах.

Також є можливість додавати, редагувати та видаляти рахунок прямо в документі. В разі видалення рахунку, який використовується в системі, на екрані з'явиться повідомлення про неможливість видалення рахунку.

У даній вкладці можна вказати Місце складання, яке в подальшому буде відображене в друкованих формах.



Товари

Праворуч над табличною частиною розміщена кнопка Додаткові дії з табличною частиною. Тут можна обрати потрібний прапорець:

Використовувати коментар до товарів у табличній частині
Вказувати склади у табличній частині. Якщо прапорець встановлено, тоді склад, з якого будуть списуватися товари, стане доступним для заповнення в табличній частині документу на закладці "Товари". Дана функція потрібна, якщо товари в одному продажі потрібно списувати з різних складів.
Вказувати партії. Якщо у налаштуваннях системи встановлений прапорець у графі "Використовувати ідентифікований вибір партії товару", тоді в документі буде доступним для вибору прапорець "Вказувати партії". При включенні даного прапорця в полі з товаром стане доступним заповнення партії.
Завантажити з файлу

Для додавання товару у перелік продажу, можна натиснути на кнопку Додати рядок, скористатися Підбором, або сканером Штрих-кодів. Пошук товару можна здійснювати за даними, внесеними у Назву, Нотатки, Опис товару, або їх фрагментами.

При пошуку товарів у списках є можливість шукати по декільком фрагментам назви товару через пробіл.

При додаванні товарів через "Підбір" раніше додані товари до табличної частини будуть виділені кольором.

У випадаючому списку підбору товарів виводиться залишок товару за обраним складом в документі.

У табличній частині маємо перелік товарів і наступну інформацію:

№

Артикул

Назва товару якщо назва товару довга та не повністю відображається в табличній частині, можна навести мишкою на поле з товаром і тоді підсвітиться повна назва товару

Коментар до рядка для відображення даного поля переконайтеся, що в "Додаткових діях над табличною частиною" встановлено прапорець "Використовувати коментар до товарів у табличній частині"

Кількість при додаванні товару вручну, використовуючи кнопку Додати рядок, в поле кількість автоматично буде заповнюватися значення, вказане в Налаштуваннях за замовчуванням. При необхідності кількість можна редагувати.

Одиниця вимірювання

Відсоток заповнюється автоматично, якщо у загальній частині документу обрано тип знижки/націнки, або можна вказати вручну. Для відображення даного поля натисніть кнопку "Опції" вгорі документу та встановіть прапорець "Використовувати знижки".

Ціна без знижки заповнюється автоматично, якщо під час вибору товарів обрано тип цін, або можна прописати вручну

Ціна зі знижкою підраховується автоматично

Сума підраховується автоматично множенням ціни на кількість. Також є можливість зворотного перерахунку ціни при внесенні кількості та суми.

Ставка ПДВ заповнюється автоматично з картки товару, якщо в картці товару ставка ПДВ заповнена, або ж заповнюється даними з картки організації, поле доступно для редагування. Якщо дане поле не відображається, то переконайтеся, що в картці організації встановленим прапорець у графі "Платник ПДВ"

Сума ПДВ підраховується автоматично множенням ціни на ставку ПДВ

Зі складу відображається лише при встановленому прапорці "Вказувати склади у табличній частині" в основних відомостях документа

Якщо в документі буде декілька товарів, то зручно скористатися кнопкою Підбір.

У цьому випадку вікно вибору товарів залишається відкритим, поки користувач примусово не закриє його після додавання всіх необхідних товарів.

Тут можна відразу вказати кількість одиниць товару. Після цього потрібно натиснути на кнопку Додати або на Enter і рядок з товаром відразу додається в документ.

Якщо в графі Тип ціни встановлено значення, то і цей стовпець табличної частини буде заповнюватися з довідника.

Таким чином, всі дані про товари будуть заповнюватися автоматично.

Також товари можна завантажити з файлу, обравши критерій пошуку: Назву, Артикул або Штрих-код. Критерій пошуку є обов'язковим для заповнення, адже за цим критерієм відбуватиметься перевірка унікальності товарів перед імпортом, щоб уникнути дублів.

У разі завантаження файлу, потрібно скористатись тим самим шаблоном таблиці, як при внесенні початкових залишків.

Шаблон файлу "Таблична частина" для завантаження знаходяться у розділі Налаштування/Імпорт та Експорт. Ідентифікатори колонок повинні бути у першому рядку і відповідати наступним значенням:

Назва товару
Артикул
Штрих-код
Кількість
Ціна

Для завантаження товарів з файлу треба використовувати тільки ці колонки таблиці.



Послуги

Для додавання послуг до табличної частини документу можна натиснути кнопку Додати рядок або ж скористатися Підбором.

У табличній частині маємо перелік послуг з наступною інформацією:

№ і Артикул заповнюються автоматично.

Назва послуги обирається з переліку.

Текст для друку можна друкувати довільний текст з описом та примітками щодо послуги. Цей текст буде виведено до друкованої форми.

Кількість при додаванні послуги вручну, використовуючи кнопку Додати рядок, в поле кількість автоматично буде заповнюватися значення, вказане в Налаштуваннях за замовчуванням. При необхідності кількість можна редагувати.

Одиниця вимірювання заповнюється автоматично із картки послуги

Відсоток заповнюється автоматично з основної частини документу, або можна змінити вручну

Ціна без знижки може підтягнутись з картки, якщо у документі обрано тип цін, або заповнюватись вручну

Ціна зі знижкою підраховується автоматично

Сума підраховується автоматично множенням ціни на кількість.



ТТН

Заповнюються наступні дані:

Автомобіль
Причеп
Вид перевезень
Отримав (Водій/Експедитор)
Водій
Перевізник
Замовник
Пункт завантаження
Пункт розвантаження
Кількість місць
Вага



Додатково

Грошовий рахунок - Каса, або Банківський рахунок, куди надійдуть кошти згідно з даним документом.

Відповідальний менеджер - співробітник, який створив замовлення. Відображається при створенні продажу на підставі замовлення.

Підрозділ в подальшому дасть можливість формувати звіти окремо за підрозділами організації.

Виводити коментар у друкованій формі. Якщо прапорець встановлено, то у формах “Видаткова накладна” та “Акт” знизу буде виводитися “Коментар”.

Не друкувати товари та послуги в одній друкованій формі. Якщо прапорець встановлено, то друкована форма "Накладна" буде виводити лише товари, а друкована форма "Акт" - лише послуги.

Друкувати серійні номери. Якщо прапорець встановлено, то у формах “Видаткова накладна” та “Акт” буде виведено серійний номер в дужках після назви товару.



Завершення роботи з документом

Якщо у документі є дублі товарів – біля них відображається відповідна позначка. Також при збереженні документу відображається попередження про наявність дублів.

Якщо у налаштуваннях системи встановлено прапорець Контролювати зміст реалізації товарів за замовленнями,
то при публікації продажу буде підраховуватись кількість та сума всіх відвантажень за замовленням, яка не має перевищувати суми із замовлення.

Після внесення всіх даних у документ його слід Зберегти.

Тепер документ створено і пронумеровано.

У графі Інформація про документ поновлено дані про зміни.

Щоб зміни вступили в силу, слід встановити галочку у полі Опубліковано.

Після публікації документу, для друку стають доступними Накладна, Акт, ТТН, Товарний чек

Якщо в налаштуваннях системи встановлено прапорець "Виводити логотип у друкованих формах", то друкована форма Накладної буде друкуватися з логотипом.

Детально про роботу з друкованими формами у цій публікації.

Тепер в полі На підставі можна створити документ Надходження грошей.



Якщо Продаж оформлено з документу Замовлення, то всі поля заповнюються автоматично.

Оновлено: 22/02/2023