Документ "Продаж"

Продажі - це документ, за яким відбувається відвантаження проданих товарів зі складу організації.

Робота з журналом документів Продажу

Зовнішній вигляд журналу документів можна змінювати за основними та додатковими критеріями:

Період
Папка або партнер

Розгорнуті фільтри

Пошук за коментарем
Стан оплати
- оплачені
- частково оплачені
- неоплачені
- переплата
Статус
Не показувати завершені та скасовані документи - фільтр, який дозволяє зі списку ховати документи зі статусом "Готово" або "Скасовано"
Відповідальний за - треба обрати, за що саме відповідає менеджер, якого буде обрано в наступній графі
- Документ
- Замовлення
- Партнера
Відповідальний - тут слід обрати співробітника
Джерело інформації - звідки надійшло замовлення
Проект - Відсортувати документи тільки закріплені за певним проектом
Папка або товар
Папка або послуга
Склад
Організація
Контракт доступний для відбору тільки після встановлення фільтру Партнер та Організація
Діапазон сум (від/до)
Варіанти відвантаження
Сегмент діяльності Відсортувати документи тільки закріплені за певним сегментом діяльності організації
Валюта
Стан публікації
- Все
- Опубліковані
- Неопубліковані
Дата редагування - якщо вносились зміни у документ
Підрозділ Відсортувати документи тільки закріплені за певним підрозділом організації
Варіанти оплати
Вид обліку - якщо у системі створюються не тільки управлінські документи продажу, а і бухгалтерські, то цим фільтром можна їх відсортувати.
- Всі
- Управлінські
- Бухгалтерські - Бухгалтерські документи не роблять руху товарів у системі і марковані жовтим кольором.

Опції

Зберегти налаштування фільтру
Застосувати налаштування фільтру
Реєстр (Маршрутний лист) - документ відкриється в окремій вкладці
Вивантажити у Excel

Змінювати статуси можна прямо в списку документів.

Також можна створювати документи На підставі прямо зі списку документів.
Для цього треба виділити необхідний документ, натиснути кнопку "На підставі" та обрати тип нового документу.

Праворуч від критеріїв для фільтру документів розміщена кнопка з відображенням загальної інформації для списку документів, що відповідають заданому фільтру. Вона відкриває інформацію про кількість документів, загальну суму у валюті документів та у валюті управлінського обліку.

До списку документів можна додати відображення колонки з сумою у валюті управлінського обліку. Для цього потрібно відкрити розширений фільтр, далі натиснути кнопку "Управління колонками списку" та встановити прапорець з Сумою у валюті управлінського обліку. Для збереження налаштувань натисніть Опції - Зберегти налаштування.

В списку документів відображається колонка з інформацією про стан оплати. Неоплачено, Частково, Оплачено, або Переплата. При наведенні на стан оплати, відобразиться сума, що надійшла на підставі цього документу продажу.

Для оформлення продажу, створюємо новий документ, натиснувши на +.

Якщо операція повторюється, можна вибрати документ зі списку та Копіювати.

Робота з документом

Дії в документі

У верхній частині документу є кнопки та списки з додатковими можливостями:

Ок - зберегти та закрити документ
Застосувати - зберегти зміни і залишити документ відкрити для подальших дій
Опублікований - ознака - буде документ чернеткою, чи опублікований у системі
Видалити - можна тільки чернетку
Створити на підставі - можна створювати інші документи на підставі проведеного
Друк - Накладна, Акт, ТТН, Накладна на збирання (без цін), Товарний чек, Фіскальний чек
Опції - додаткові можливості.
- Використання знижок - активувати знижки у цьому документі
- ПДВ в тому числі - якщо в документі вказано ПДВ, то ця позначка включає в ціни ПДВ. Якщо ця позначка вимкнена, то у табличній частині вказана ціна без урахування ПДВ
- Це бухгалтерський документ - опція доступна, якщо у користувача є доступ створювати бух.документи. Бухгалтерський документ не робить ніякого руху, але в іншому поводить себе так само, як і звичайний Продаж (друк, введення на підставі тощо) Під час проведення такого продажу, товари зі складу не спишуться. Такі документи у списку будуть позначені жовтим маркером.



Інфо - розширена інформація про документ, доступна тільки в опублікованих документах

- Ієрархія - можна відстежити повний ланцюжок пов'язаних документів
- Вкладення - можна переглянути прикріплені файли
- Рух документу - можна побачити, що в обліку змінилось після проведення документу
- Історія змін - можна відстежити, хто, коли і які зміни вносив у цей документ
- Копіювати посилання - посилання на цей документ, якщо треба поділитись ним з іншими співробітниками
- Дата, час та ім'я користувача - хто створив документ або вносив у нього останні зміни.

Документ складається з двох блоків: шапка з основними відомостями, та вкладки з інформацією.

На усіх вкладках можна побачити загальну суму документу і залишити коментар.

Баланс по документу

Список з даними по балансу з партнером:
Баланс за контрактом - Сума заборгованості по взаєморозрахункам за контрактом. Якщо ця сума з мінусовим значенням, то це означає, що у партнера є аванс за даним контрактом.
Баланс за партнером - Сума заборгованості по взаєморозрахункам за всіма контрактами партнера. Якщо ця сума з мінусовим значенням, то це означає, що у партнера є аванс.
Кредитний ліміт - Сума, на яку можемо надавати товари/послуги партнеру в борг

Якщо у партнера встановлено ліміт, то документ продажу не буде зберігатись. За умови, якщо у користувача системи в налаштуваннях за замовчуванням встановлено обмеження на відвантаження товарів покупцям з лімітом.



Основні відомості

Номер встановлюється після збереження документу автоматично. Він є унікальним для цього типу документів.

Дата за замовчуванням встановлена поточна, але за потреби її можна редагувати.

Партнер (покупець) заповнюється зі списку "Партнери".

Склад звідки будуть відвантажені товари.

Документ-підстава заповнюються лише ті документи, на підставі яких може бути створений поточний документ. Поле вибору періоду, за який показувати список документів дорівнює трьом місяцям.

Організація заповнюється з загальних налаштувань.

Додаткові дані

Контракт заповнюється контракт, який в картці партнера відмічений за замовчуванням, за необхідності можна обрати з переліку потрібний. З контракту буде підтягатися валюта та інші умови взаєморозрахунків з партнером.

Банківський рахунок - Каса або Банківський рахунок, куди надійдуть кошти згідно з даним документом.

Тип цін заповнюється із раніше створених налаштувань. При заповненні чи зміні Типу цін після заповнення товарів документу, з'явиться повідомлення із пропозицією перерахунку цін з урахуванням іншого прайс-листа та валюти. Якщо таке повідомлення не з'явилося - переконайтесь, що в обраному Типі цін заповнена валюта.

Тип знижки/Націнки заповнюється з контракту, або можна обрати зі списку. Це поле можна залишати порожнім. Для відображення даного поля натисніть кнопку "Опції" вгорі документу та встановіть прапорець "Використовувати знижки".

Прапорець "Використовувати знижки" відображається лише у тих користувачів, у яких є відповідні права доступу. Для розширення прав доступу необхідно звернутися до вашого адміністратора.

Курс взаєморозрахунків заповнюється при валютних операціях, якщо курс на момент оформлення документа відрізняється від вказаного в налаштуваннях. Заповнюється автоматично при створенні документу на підставі замовлення. Якщо ж в замовленні дане поле порожнє, тоді системою установлюється курс із курсу валюти на дату документа.

Відповідальний - хто створив документ, або можна замінити на іншого менеджера

Варіанти відвантаження - в який спосіб планується відвантаження товарів/послуг

Варіанти оплати - в якій спосіб планується оплата

Джерело інформації - напрямок, звідки прийшло замовлення (сайт, інстаграм, тощо).



Деталі продажу


Адреса доставки - під час вибору Партнера, дане поле заповнюється автоматично, якщо у картці партнера заповнена адреса доставки.
Це поле можна редагувати вручну.
У випадку копіювання документа, якщо адреса доставки відрізняється від тієї, що зазначена в картці партнера, то система видає попередження і пропозицію замінити адресу.
Якщо у партнера декілька адрес доставки, то адреса заповнюється з випадаючого списку,

Якщо Продаж створено на підставі замовлення, то адреса доставки заповнюється із батьківського документу.

Контактна особа партнера - буде виводитися в друкованих формах.

Банківський рахунок партнера заповнюється автоматично під час вибору Партнера в шапці документа. Якщо поле не заповнилося, переконайтесь чи вказано основний рахунок в картці партнера. Після заповнення рахунок буде виводитися в друкованих формах.

Також є можливість додавати, редагувати та видаляти рахунок прямо в документі.

Місце складання - в подальшому буде відображене в друкованих формах.

Відповідальний менеджер - співробітник, який створив замовлення. Відображається при створенні продажу на підставі замовлення.



Товари

Додавати товари в документ можна декількома способами:
Додати рядок - вводити назву товару чи артикул у рядку, або шукати через список товарів.
Штрих-код - скористатись сканером, чи вводити вручну
Підбір - обирати товари зі списку
Завантажити з файлу - треба підготувати таблицю Excel за шаблоном "Таблична частина"
Завантажити з документу Надходження - Якщо від постачальника надійшло замовлення для цього покупця, то можна перенести всі товари з цього Надходження.




Додаткові дії з табличною частиною

Використовувати коментар до товарів у табличній частині - можна додавати коментар до кожного товару.
Вказувати склади у табличній частині. Якщо прапорець встановлено, тоді склад, з якого будуть списуватися товари, стане доступним для заповнення в табличній частині документу на закладці "Товари". Дана функція потрібна, якщо товари в одному продажі потрібно списувати з різних складів.
Вказувати партії. Якщо у налаштуваннях системи встановлений прапорець у графі "Використовувати ідентифікований вибір партії товару", тоді в документі буде доступним для вибору прапорець "Вказувати партії". При включенні даного прапорця в полі з товаром стане доступним заповнення партії.
Завантажити з документу Надходження
Завантажити з файлу



Також кожен рядок табличної частини має кнопку "...", за якою відкривається меню з пунктами вибору дії:

Додати рядок нижче
Копіювати рядок
Видалити рядок

У табличній частині маємо список товарів і наступну інформацію:

№

Артикул

Назва товару якщо назва товару довга та не повністю відображається в табличній частині, можна навести мишкою на поле з товаром і тоді буде видно повний текст

Коментар до рядка можна включити в меню "Додаткові дії з табличною частиною"

Кількість при додаванні товару вручну, використовуючи кнопку Додати рядок, в поле кількість автоматично буде заповнюватися значення, вказане в Налаштуваннях за замовчуванням. При необхідності кількість можна редагувати. При продажу товару з серійними номерами, в полі Кількість заповнюється серійний номер товару.

Одиниця вимірювання - штук, кілограми, комплекти, тощо.

Відсоток відображається, якщо в опціях документу включити знижки.

Сума знижки заповнюється автоматично, якщо заповнено тип знижки та ціну товару. Або можна прописати вручну для автоматичного розрахунку відсотка знижки.

Ціна без знижки заповнюється автоматично, якщо під час вибору товарів обрано тип цін, або можна прописати вручну

Ціна зі знижкою підраховується автоматично

Сума підраховується автоматично множенням ціни на кількість. Також є можливість зворотного перерахунку ціни при внесенні кількості та суми.

Ставка ПДВ заповнюється автоматично з картки товару, якщо в картці товару ставка ПДВ заповнена, або ж заповнюється даними з картки організації, поле доступно для редагування. Якщо дане поле не відображається, то переконайтеся, що в картці організації встановленим прапорець у графі "Платник ПДВ"

Сума ПДВ підраховується автоматично множенням ціни на ставку ПДВ

Зі складу якщо для цього документу треба відвантажити товари з різних складів, то можна користуватись цією опцією. Інакше склад обирається для всього документу у основних відомостях.

Додавання товарів через Підбір

У цьому випадку вікно вибору товарів залишається відкритим, поки його не закрити після додавання всіх необхідних товарів.
Тут можна сортувати товари і обирати критерії їх пошуку:

Організація
Склад
Тип ціни якщо встановити тип ціни, то вона буде заповнюватись зі списку в документ
В наявності - якщо встановити цю позначку, то у списку будуть доступні товари, що є на обраному складі
Вибрати все - у документ будуть додані всі товари, що є в наявності на обраному складі.

Також, у дереві папок, можна відсортувати тільки потрібну групу товарів

Якщо двічі натиснути на товар, він потрапляє в документ.
Можна відразу вказати кількість одиниць товару.

Після цього потрібно натиснути на кнопку Додати або на Enter і рядок з товаром відразу додається в документ.

Таким чином, всі дані про товари будуть заповнюватися зі списку за обраними критеріями.

Завантаження товарів з файлу

Товари можна завантажити з файлу, обравши критерій пошуку: Назву, Артикул або Штрих-код.
Критерій пошуку є обов'язковим для заповнення, адже за цим критерієм відбуватиметься перевірка унікальності товарів перед імпортом, щоб уникнути дублів.

У разі завантаження файлу, потрібно скористатись тим самим шаблоном таблиці, як при внесенні початкових залишків.

Шаблон файлу Таблична частина для завантаження знаходяться у розділі Налаштування/Імпорт та Експорт.
Ідентифікатори колонок повинні бути у першому рядку і відповідати наступним значенням:

Назва товару
Артикул
Штрих-код
Кількість
Ціна

Для завантаження товарів з файлу треба використовувати тільки ці колонки таблиці.

Вільний залишок

Якщо у документі треба бачити, скільки товарів є на складі, то можна включити цю опцію.
У табличній частині додається колонка з вільними залишками, тобто ті товари, які на поточний момент не зарезервовані.
Дані в цю колонку потрапляють НА ПОТОЧНИЙ МОМЕНТ ЧАСУ, а не на дату документу.



Послуги

Для додавання послуг до табличної частини документу можна натиснути кнопку Додати рядок або ж скористатися Підбором.

У табличній частині маємо перелік послуг з наступною інформацією:

№ і Артикул заповнюються автоматично.

Назва послуги обирається з переліку.

Текст для друку можна друкувати довільний текст з описом та примітками щодо послуги. Цей текст буде виведено до друкованої форми.

Кількість при додаванні послуги вручну, використовуючи кнопку Додати рядок, в поле кількість автоматично буде заповнюватися значення, вказане в Налаштуваннях за замовчуванням. При необхідності кількість можна редагувати.

Одиниця вимірювання заповнюється автоматично із картки послуги

Відсоток заповнюється автоматично з основної частини документу, або можна змінити вручну

Ціна без знижки може підтягнутись з картки, якщо у документі обрано тип цін, або заповнюватись вручну

Ціна зі знижкою підраховується автоматично

Сума підраховується автоматично множенням ціни на кількість.



ТТН

Заповнюються наступні дані:

Автомобіль
Причеп
Вид перевезень
Отримав (Водій/Експедитор)
Водій
Перевізник
Замовник
Пункт завантаження
Пункт розвантаження
Кількість місць
Вага



Додатково

Тут можна обрати дані про відповідальних, а також - до якого сегменту діяльності та проекту відноситься цей продаж. Таким чином у майбутньому можна буде дивитись більш деталізовані звіти за цими показниками.

Підрозділ

Сегмент діяльності

Проект

Фіскалізація

Якщо у системі налаштовано інтеграцію з ПРРО, то у цьому полі можна заповнити дані для фіскалізації операції.
Тут треба обрати току продажу, тип безготівкової оплати за товари і суму передплати та післяплати.



Друк

Додатковий текст для друкованих форм - У друкованих формах “Видаткова накладна” та “Акт” знизу буде виводитися “Додатково”. В документі з'явиться поле для заповнення відповідного тексту.

Виводити коментар до друкованої форми - У друкованих формах “Видаткова накладна” та “Акт” знизу буде виводитися “Коментар”.

Не друкувати покупця у товарному чеку - У друкованих формах “Товарний чек”, “Товарний чек (А4)” та “Товарний чек зі знижкою (А4)” не буде виводитися “Покупець”.

Не друкувати товари та послуги в одній друкованій формі - У друкованій формі "Накладна" будуть виводитися лише товари, а в друкованій формі "Акт" - лише послуги.

Друкувати серійні номери - У друкованих формах “Видаткова накладна” та “Акт” буде виведено серійний номер в дужках після назви товару.

Друкувати коментар до товарів в накладних.

Не виводити рахунок на оплату у шапці документу.

Підписує відповідальний - У друкованих формах замість директора підписантом буде відповідальний менеджер.



Завершення роботи з документом

Якщо у документі є дублі товарів – біля них відображається відповідна позначка. Також при збереженні документу відображається попередження про наявність дублів.

Якщо у налаштуваннях системи встановлено прапорець Контролювати зміст реалізації товарів за замовленнями,
то при публікації продажу буде підраховуватись кількість та сума всіх відвантажень за замовленням, яка не має перевищувати суми із замовлення.

Після внесення всіх даних у документ його слід Зберегти.

Тепер документ створено і пронумеровано.

У графі Інформація про документ поновлено дані про зміни.

Щоб зміни вступили в силу, має бути встановлена позначка Опубліковано. Якщо позначки немає, то буде збережена Чернетка.

Після публікації документу, для друку стають доступними Накладна, Акт, ТТН, Товарний чек, Товарний чек (А4), Товарний чек зі знижкою (А4).

Реквізити та контактні дані, а також дані про відповідального співробітника виводяться у друковані форми з налаштувань організації.
Також, якщо у списку співробітників обрано посаду для відповідального за виписані документи, то у друковані форми Видаткова накладна та Рахунок буде виводитись посада поряд з іменем відповідального.
Інформація про покупця виводиться з картки партнера.

Якщо в налаштуваннях системи встановлено прапорець "Виводити логотип у друкованих формах", то друкована форма Накладної буде друкуватися з логотипом.

Якщо в налаштуваннях системи встановлений прапорець у графі "Виводити артикул товарів у друкованих формах" та/або "Виводити штрих-код товарів у друкованих формах", тоді в друкованій формі Накладної буде виведено на друк артикул/штрих-код.

Детально про роботу з друкованими формами.

Тепер в полі На підставі можна створити документ Надходження грошей.



Якщо Продаж оформлено з документу Замовлення, то всі поля заповнюються автоматично.



Масове редагування

Для списку документів "Продаж" доступне масове редагування. Для цього потрібно відмітити прапорцями необхідний список документів та встановити нові значення для наступних параметрів:
Статус
Підрозділ відображається, якщо дана аналітика увімкнених у налаштуваннях обліку
Сегмент діяльності відображається, якщо дана аналітика увімкнених у налаштуваннях обліку
Проект відображається, якщо дана аналітика увімкнених у налаштуваннях обліку

Після заповнення нових значень потрібно натиснути кнопку Змінити реквізити. Дані будуть автоматично перезаповнені.

Оновлено: 11/04/2024