Статті на: Документи

Документ "Замовлення постачальнику"

Замовлення постачальнику - це засіб планування купівлі товарів чи послуг партнерів організації.



Замовлення постачальнику можна оформити в меню Придбання/Документи.

Журнал документів


Зовнішній вигляд журналу документів можна змінювати за допомогою основних та розширених фільтрів:

Період
Партнер
Пошук за коментарем
Статус
Стан оплати
Стан відвантаження
Папка або товар
Проект - Відсортувати документи тільки закріплені за певним проектом
Склад
Організація
Контракт доступний для відбору тільки після встановлення фільтру Партнер та Організація
Дата поставки (з/по)
Діапазон сум (від/до)
Сегмент діяльності Відсортувати документи тільки закріплені за певним сегментом діяльності організації
Відповідальний за - треба обрати, за що саме відповідає менеджер, якого буде обрано в наступній графі
- Документ
- Замовлення (покупця)
- Партнера
Відповідальний
Валюта
Стан публікації
Дата редагування
Підрозділ Відсортувати документи тільки закріплені за певним підрозділом організації


Змінювати статуси можна прямо в списку документів.

Праворуч від критеріїв для фільтру документів розміщена кнопка з відображенням загальної інформації для списку документів, що відповідають заданому фільтру. Натиснувши цю кнопку, на екрані відкриється інформація щодо кількості документів, загальної суми документів у валюті документів та у валюті управлінського обліку.

А також є можливість вивантажити список відфільтрованих документів у Excel. Для цього треба натиснути кнопку Опції, що розташована праворуч від критеріїв для фільтру документів. Файл вивантаження буде мати назву виду документа, а назви колонок будуть аналогічними до назв колонок у таблиці.

До списку документів можна додати відображення колонки з сумою у валюті управлінського обліку. Для цього потрібно відкрити розширений фільтр, далі натиснути кнопку "Управління колонками списку" та встановити прапорець з Сумою у валюті управлінського обліку. Для збереження налаштувань натисніть Опції - Зберегти налаштування.

В списку документів відображаються колонки з інформацією про стан оплати та відвантаження. При наведенні на інформацію щодо оплати/відвантаження за конкретним замовленням у спливаючому вікні відобразиться сума оплати/відвантаження.

Якщо замовлення повторюється, його можна Копіювати.

На підставі замовлень можна створювати інші документи прямо зі списку. Для цього треба виділити необхідний документ, натиснути іконку "На підставі" та обрати пов'язаний документ, який буде створено.

Робота з документом



Створити замовлення постачальнику можна як окремо, так і на підставі замовлення покупця.

Якщо покупець замовив виготовлення продукції, для якої на складі не вистачає матеріалів, то можна заповнити замовлення постачальнику складовими продукції.
Це можливо тільки у разі, якщо в замовленні покупця є товар типу "Продукція"

Для цього треба виконати кроки:
Створити замовлення постачальнику на підставі замовлення покупця
Натиснути на кнопку "Додаткові дії з табличною частиною"
Обрати "Заповнити матеріалами продукції"

Таким чином, у табличній частині з'являються складові продукції, яка була у замовленні покупця.

Якщо ж документ створюється без документу-підстави, то його треба заповнювати вручну.

Основні відомості

Номер встановлюється після збереження документу автоматично. Він є унікальним для цього типу документів.

Дата за замовчуванням встановлена поточна, але за потреби - можна редагувати.

Партнер (постачальник) заповнюється з довідника "Партнери".

Склад заповнюються з раніше створеного довідника "Склади".

Документ-підстава заповнюються лише ті документи, на підставі яких може бути створений поточний документ. Поле вибору періоду, за який показувати список документів дорівнює трьом місяцям.

Організація заповнюється з загальних налаштувань.

Для заповнення цін у Замовленні постачальнику із замовлення покупця потрібно заповнити поле Документ-підстава та натиснути кнопку "Встановити ціни із замовлення покупця", розташовану праворуч.

Інфо - розширена інформація про документ, доступна тільки в опублікованих документах

- Ієрархія - можна відстежити повний ланцюжок пов'язаних документів
- Вкладення - можна переглянути прикріплені файли
- Історія змін - можна відстежити, хто, коли і які зміни вносив у цей документ
- Копіювати посилання - посилання на цей документ, якщо треба поділитись ним з іншими співробітниками
- Дата, час та ім'я користувача - хто створив документ або вносив у нього останні зміни.



Деталі замовлення

Контракт заповнюється контракт, який в картці партнера відмічений за замовчуванням, за необхідності можна обрати з переліку потрібний. З контракту буде підтягатися валюта та інші умови взаєморозрахунків з партнером. Тобто, якщо валюта контракту з постачальником відрізняється від валюти у замовленні покупця, тоді ціна буде перераховуватися у валюту постачальника. При цьому курс валюти буде заповнюватися або із довідника, або з поля “Курс взаєморозрахунків” у замовленні постачальника, якщо цей курс там заповнено.

Курс взаєморозрахунків заповнюється при валютних операціях, якщо курс на момент оформлення замовлення відрізняється від вказаного в налаштуваннях.

Поле Банківський рахунок партнера заповнюється автоматично під час вибору Партнера в шапці документа. Якщо поле не заповнилося, переконайтесь чи вказано основний рахунок в картці партнера. Після заповнення рахунок буде виводитися в друкованих формах.

Тип цін заповнюється із раніше створених налаштувань. При заповненні чи зміні Типу цін після заповнення товарів документу, з'явиться повідомлення із пропозицією перерахунку цін з урахуванням іншого прайс-листа та валюти. Якщо таке повідомлення не з'явилося - переконайтесь, що в обраному Типі цін заповнена валюта.

Тип знижки/націнки це поле можна заповнити зі списку "Знижки", або залишити порожнім. Для відображення даного поля натисніть кнопку "Опції" вгорі документу та встановіть прапорець "Використовувати знижки".

Контактна особа заповнюється із раніше створеного списку контактних осіб вказаного партнера.

Планова дата надходження доступна для ручного заповнення. Якщо дане поле не відображається, то переконайтеся, що в Налаштуваннях обліку встановлений прапорець "Використовувати планову дату надходження у замовленнях постачальнику".


Документ постачальника Інформаційні поля, де можна записати Номер і Дату документу постачальника. Ці дані не йдуть у звітність.



Товари

Для додавання товару у перелік замовлення, можна натиснути на кнопку Додати рядок, скористатися Підбором, або сканером Штрих-кодів. Пошук товару можна здійснювати за даними, внесеними у Назву, Нотатки, Опис товару, або їх фрагментами.

При пошуку товарів у списках є можливість шукати по декільком фрагментам назви товару через пробіл.

При додаванні товарів через "Підбір" раніше додані товари до табличної частини будуть виділені кольором.

У випадаючому списку підбору товарів виводиться залишок товару за обраним складом в документі.


У табличній частині маємо список товарів і наступну інформацію:



Артикул

Назва товару якщо назва товару довга та не повністю відображається в табличній частині, можна навести мишкою на поле з товаром і тоді підсвітиться повна назва товару

Кількість при додаванні товару вручну, використовуючи кнопку Додати рядок, в поле кількість автоматично буде заповнюватися значення, вказане в Налаштуваннях за замовчуванням. При необхідності кількість можна редагувати.

Одиниця вимірювання

Відсоток заповнюється автоматично, якщо у загальній частині документу обрано тип знижки/націнки, або можна вказати вручну. Для відображення даного поля натисніть кнопку "Опції" вгорі документу та встановіть прапорець "Використовувати знижки".

Ціна без знижки заповнюється автоматично, якщо під час вибору товарів обрано тип цін, або можна прописати вручну

Ціна зі знижкою підраховується автоматично

Сума підраховується автоматично множенням ціни на кількість

Ставка ПДВ заповнюється автоматично з картки товару, якщо в картці товару ставка ПДВ заповнена, або ж заповнюється даними з картки організації, поле доступно для редагування. Якщо дане поле не відображається, то переконайтеся, що в картці організації встановленим прапорець у графі "Платник ПДВ"

Сума ПДВ підраховується автоматично множенням ціни на ставку ПДВ


Якщо прапорець "Враховувати ПДВ в документах постачальників" не встановлений, та в налаштуваннях організації не встановлено ведення ПДВ, то в документі не буде відображатися ПДВ.


Якщо в документі буде декілька товарів, то можна скористатися кнопкою Підбір.

У цьому випадку вікно вибору товару залишається відкритим, поки користувач примусово не закриє його після додавання всіх необхідних товарів.

Тут можна відразу вказати кількість одиниць товару. Після цього потрібно натиснути на кнопку Додати або на Enter і рядок з товаром відразу додається в документ.

Якщо в графі Тип ціни встановлено значення, то і цей стовпець табличної частини буде заповнюватися з довідника.

Таким чином, всі дані про товари будуть заповнюватися автоматично.

Праворуч над табличною частиною розміщена кнопка Додаткові дії з табличною частиною.
Тут можна обрати дії:

Встановити ціни для приймання товарів (з останнього надходження) - якщо товари з цього документу раніше вже були оприбутковані через документ Надходження, то за допомогою цієї опції можна буде заповнити ціни з останнього документу.
Використовувати коментар до товарів у табличній частині - під кожним товаром додається рядок для коментарів
Завантажити з файлу

Товари можна завантажити з файлу, обравши критерій пошуку: Назву, Артикул або Штрих-код. Критерій пошуку є обов'язковим для заповнення, адже за цим критерієм відбуватиметься перевірка унікальності товарів перед імпортом, щоб уникнути дублів.

У разі завантаження файлу, потрібно скористатись тим самим шаблоном таблиці, як при внесенні початкових залишків.

Шаблон файлу "Таблична частина" для завантаження знаходяться у розділі Налаштування/Імпорт та Експорт. Ідентифікатори колонок повинні бути у першому рядку і відповідати наступним значенням:

Назва товару
Артикул
Штрих-код
Кількість
Ціна

Для завантаження товарів з файлу треба використовувати тільки ці колонки таблиці.



Послуги

Для додавання послуг до табличної частини документу можна натиснути кнопку Додати рядок або ж скористатися Підбором.

У табличній частині маємо перелік послуг з наступною інформацією:

і  Артикул заповнюються автоматично після збереження документу.

Назва послуги обирається з переліку.

Текст для друку можна друкувати довільний текст з описом та примітками щодо послуги. Цей текст буде виведено до друкованої форми.

Кількість при додаванні послуги вручну, використовуючи кнопку Додати рядок, в поле кількість автоматично буде заповнюватися значення, вказане в Налаштуваннях за замовчуванням. При необхідності кількість можна редагувати.

Одиниця вимірювання заповнюється автоматично із картки послуги.

Відсоток заповнюється автоматично з основної частини документу, або можна змінити вручну

Ціна без знижки може підтягнутись з картки, якщо у документі обрано тип цін, або заповнюватись вручну

Ціна зі знижкою підраховується автоматично

Сума підраховується автоматично множенням ціни на кількість.



Додатково

Грошовий рахунок Каса чи банківський рахунок звідки надалі будуть списані кошти згідно з даним документом. Рахунок чи Каса заповнюється з довідників обраної організації. У вікні вибору рахунку/каси відображається колонка із залишком коштів на дату створення документа.

Відповідальний - ім'я співробітника, відповідального за даний документ, може відрізнятись від автора документу. Цей розділ можна буде використовувати для відстеження всіх продажів, за які відповідає певний співробітник організації.

Підрозділ - у майбутньому можна буде відстежувати всі документи, за які відповідають певні підрозділи організації.




Завершення роботи з документом

Якщо у документі є дублі товарів – біля них відображається відповідна позначка. Також при збереженні документу відображається попередження про наявність дублів.
 
Після внесення всіх даних в документ його слід Зберегти.

Тепер документ створено і пронумеровано.

У полі Інформація про документ відображається дата, час та ім'я співробітника, який його створив.


Щоб зміни вступили у силу, потрібно поставити галочку у полі Опубліковано.

Опублікований документ стає доступним для друку.

Детально про роботу з друкованими формами.

Документи, які можна створити на підставі Замовлення постачальнику


Надходження - Прибуткова накладна
Вхідний рахунок
Витрата з каси/рахунку - щоб оплатити замовлення
Надходження до каси/на рахунок - якщо було повернення коштів від постачальника


Масове редагування

Для списку документів "Замовлення постачальнику" доступне масове редагування. Для цього потрібно відмітити прапорцями необхідний список документів та встановити нові значення для наступних параметрів:
Статус
Підрозділ відображається, якщо дана аналітика увімкнених у налаштуваннях обліку
Сегмент діяльності відображається, якщо дана аналітика увімкнених у налаштуваннях обліку
Проект відображається, якщо дана аналітика увімкнених у налаштуваннях обліку

Після заповнення нових значень потрібно натиснути кнопку Змінити реквізити. Дані будуть автоматично перезаповнені.

Оновлено: 03/01/2024

Чи була ця стаття корисною?

Поділіться своїм відгуком

Скасувати

Дякуємо!