Статті на: Списки

Загальна інформація про списки

Списки призначені для зберігання інформації.


Це дані, які ви будете використовувати в інших об'єктах QUINCEFIN – документах та звітах. Іншими словами – весь облік ведеться за списками.

Списків існує безліч і їх перелік буде розширюватися в міру потреб та запитів користувачів QUINCEFIN.

Структура списку складається з найменування, панелі інструментів з кнопками управління, списку елементів.

Усі списки можна заповнювати поступово в процесі роботи, ось найважливіші:

Товари

Партнери

Склади


Доступ до зміни довідників може бути обмежений параметрами доступу.



Розберемо приклад на товарі.


Припустимо, є товар "Сушене манго". Рухи цього товару (купівля, надходження складу, продаж) оформляються певними документами.

У житті це паперові документи (бланки), де від руки може бути заповнено: - Сушене манго, 20 кг.

У QUINCEFIN – це електронні документи, де також є поле товару.

Але якщо кожен учасник процесу писатиме найменування товару від руки, то можуть бути помилки.

І тоді до нас на склад надійшло Сушене манго, а продаємо ми Сушеное манго.



І окрім плутанини з назвами, уявіть, скільки доведеться витрачати робочого часу, щоб щоразу все прописувати вручну!

Тому в QUINCEFIN достатньо завести список товарів, який один раз потрібно внести цей товар. Щоб вказати товар у документах, достатньо вибрати його із готового списку. Ще один плюс – коли вносите товар до списку, можете вказати додаткові дані, наприклад, «Країна походження».

Таким чином, списки – це готові переліки даних, які потрібні для обліку – товари, партнери та інше. Ви можете доповнювати та змінювати ці списки самостійно.

Усі довідники можна відкрити через бічне меню. Для цього в головному меню верхньої панелі потрібно вибрати розділ СПИСКИ.

Користувач з адміністративними правами (ADMIN) завжди матиме доступ для редагування будь-яких даних.

Щоб не дублювати внесені дані, ви можете перемикати можливість користувачів на внесення/перегляд інформації в Списках.

Для роботи з об'єктами доступний набір інструментів:

пошук за фрагментом найменування
фільтр
редагування
копіювання
видалення об'єкта

За необхідності елемент списку або групи можна також видалити. Для цього треба відкрити список елементів, виділити необхідний елемент та натиснути кнопку Видалення, яка знаходиться праворуч вгорі над списком.


Для зручності можна створювати папки з однотипними даними або зберігати все у вигляді одного переліку.

Тому при відкритті будь-якого списку Ви побачите перелік папок і список збережених елементів.

Натиснувши на потрібний елемент двічі (чи номер ID), відкривається форма елемента списку. Вона складається із групи полів, яку передбачається заповнювати.

У QUINCEFIN у списків зазвичай є два обов'язкові поля, за якими один елемент можна відрізнити від іншого. Це ID та найменування.

Поле ID, яке заповнюється автоматично (номери по порядку) зазвичай за замовчуванням закриті від редагування користувачем.

Крім основних інформаційних полів, форма містить додаткові вкладки.

Наприклад:

"Файли" - тут зберігатимуться будь-які збережені платіжки, накладні, поштові документи про пересилання товару покупцю тощо
"Службові" - тут зберігатиметься історія змін, руху товару, або угод із партнером
"Контракти" - укладені договори з партнерами

Після внесення змін необхідно зберегти документ. Далі, щоб збережені зміни відображалися у Списках - потрібно натиснути кнопку “Оновити”.

Якщо до початку роботи з QUINCEFIN всі записи перебували в електронних таблицях, їх можна перенести декількома кліками у розділі Налаштування/Імпорт та Експорт.

Оновлено: 24/08/2022