Документ "Вхідний рахунок"

Вхідний рахунок - це документ, що інформує про товари та послуги (роботи), за які маємо сплатити постачальнику.

Вхідний рахунок можна оформити в меню Придбання/Документи.

Робота з журналом документів

Зовнішній вигляд журналу можна змінювати за основними та додатковими критеріями:

Період
Папка або партнер

Розгорнуті фільтри

Пошук за коментарем

Стан оплати
Відповідальний за - треба обрати, за що саме відповідає менеджер, якого буде обрано в наступній графі
Відповідальний - тут слід обрати співробітника
Проект - Відсортувати документи тільки закріплені за певним проектом
Папка або товар
Папка або послуга
Склад
Організація
Контракт доступний для відбору тільки після встановлення фільтру Партнер та Організація
Діапазон сум (від/до)
Сегмент діяльності Відсортувати документи тільки закріплені за певним сегментом діяльності організації
Валюта
Стан публікації
Дата редагування - якщо вносились зміни у документ
Підрозділ Відсортувати документи тільки закріплені за певним підрозділом організації

Праворуч від критеріїв для фільтру документів розміщена кнопка з відображенням загальної інформації для списку документів, що відповідають заданому фільтру. Натиснувши цю кнопку, на екрані відкриється інформація щодо кількості документів, загальної суми документів у валюті документів та у валюті управлінського обліку.

А також є можливість вивантажити список відфільтрованих документів у Excel. Для цього треба натиснути кнопку Опції, що розташована праворуч від критеріїв для фільтру документів.

До списку документів можна додати відображення колонки з сумою у валюті управлінського обліку. Для цього потрібно відкрити розширений фільтр, далі натиснути кнопку "Управління колонками списку" та встановити прапорець з Сумою у валюті управлінського обліку. Для збереження налаштувань натисніть Опції - Зберегти налаштування.

В списку документів відображається колонка з інформацією про стан оплати. При наведенні на інформацію про оплату, можна побачити оплачену суму.

За потреби, документи можна копіювати.

Також можна створювати документи продажу та оплати На підставі прямо зі списку документів. Для цього треба виділити необхідний документ, натиснути іконку "На підставі" та обрати документ, який буде створено.

Документ складається з двох блоків: шапка з основними відомостями, вкладки з детальною інформацією.

На усіх вкладках можна побачити загальну суму документу і залишити коментар.



Основні відомості

Номер встановлюється після збереження документу автоматично. Він є унікальним для цього типу документів.

Дата за замовчуванням встановлена поточна, але за потреби її можна редагувати.

Партнер (постачальник) заповнюється з довідника "Партнери".

Організація заповнюється з загальних налаштувань.

Інфо - розширена інформація про документ, доступна тільки в опублікованих документах
- Ієрархія - можна відстежити повний ланцюжок пов'язаних документів
- Вкладення - можна переглянути прикріплені файли
- Історія змін - можна відстежити, хто, коли і які зміни вносив у цей документ
- Копіювати посилання - посилання на цей документ, якщо треба поділитись ним з іншими співробітниками
- Дата, час та ім'я користувача - хто створив документ або вносив у нього останні зміни.



Деталі замовлення

Контракт заповнюється контракт, який в картці партнера відмічений за замовчуванням, за необхідності можна обрати з переліку потрібний. З контракту буде підтягатися валюта та інші умови взаєморозрахунків з партнером.

Курс взаєморозрахунків заповнюється при валютних операціях, якщо курс на момент оформлення замовлення відрізняється від вказаного в налаштуваннях.

Банківський рахунок партнера заповнюється автоматично під час вибору Партнера в шапці документа. Якщо поле не заповнилося, переконайтесь чи вказано основний рахунок в картці партнера. Після заповнення рахунок буде виводитися в друкованих формах.

Тип цін заповнюється із раніше створених налаштувань. При заповненні чи зміні Типу цін після заповнення товарів документу, з'явиться повідомлення із пропозицією перерахунку цін з урахуванням іншого прайс-листа та валюти. Якщо таке повідомлення не з'явилося - переконайтесь, що в обраному Типі цін заповнена валюта.

Тип знижки/націнки це поле можна заповнити зі списку "Знижки", або залишити порожнім. Для відображення даного поля натисніть кнопку "Опції" вгорі документу та встановіть прапорець "Використовувати знижки".

Контактна особа партнера, після заповнення буде виводитися в друкованих формах.

Адреса доставки - заповнюється з картки партнера, або можна заповнити/змінити вручну. При цьому інформація у картці партнера залишиться незмінною. У випадку копіювання документа, якщо адреса доставки відрізняється від тієї, що зазначена в картці партнера, то система видає попередження і пропозицію замінити адресу.

Планова дата надходження - запланована дата видачі замовлення. Якщо дане поле не відображається, то переконайтеся, що в Налаштуваннях обліку встановлений прапорець "Використовувати планову дату відвантаження у замовленнях покупця".




Товари

Праворуч над табличною частиною розміщена кнопка Додаткові дії з табличною частиною. Тут доступна можливість Завантажити з файлу товари.


Для додавання товару у перелік рахунку, можна натиснути на кнопку Додати рядок, скористатися Підбором, або сканером Штрих-кодів. Пошук товару можна здійснювати за даними, внесеними у Назву, Нотатки, Опис товару, або їх фрагментами.

При пошуку товарів у списках є можливість шукати по декільком фрагментам назви товару через пробіл.

При додаванні товарів через "Підбір" раніше додані товари до табличної частини будуть виділені кольором.

У випадаючому списку підбору товарів виводиться залишок товару за обраним складом в документі.

У табличній частині маємо перелік товарів і наступну інформацію:

№

Артикул

Назва товару якщо назва товару довга та не повністю відображається в табличній частині, можна навести мишкою на поле з товаром і тоді підсвітиться повна назва товару

Коментар до рядка для відображення даного поля переконайтеся, що в Налаштуваннях обліку встановленим прапорець "Використовувати коментар до рядків товарів у замовленнях та продажах"

Кількість при додаванні товару вручну, використовуючи кнопку Додати рядок, в поле кількість автоматично буде заповнюватися значення, вказане в Налаштуваннях за замовчуванням. При необхідності кількість можна редагувати.

Одиниця вимірювання

Відсоток заповнюється автоматично, якщо у загальній частині документу обрано тип знижки/націнки, або можна вказати вручну. Для відображення даного поля натисніть кнопку "Опції" вгорі документу та встановіть прапорець "Використовувати знижки".

Ціна без знижки заповнюється автоматично, якщо під час вибору товарів обрано тип цін, або можна прописати вручну

Ціна зі знижкою підраховується автоматично

Сума підраховується автоматично множенням ціни на кількість

Ставка ПДВ заповнюється автоматично з картки товару, якщо в картці товару ставка ПДВ заповнена, або ж заповнюється даними з картки організації, поле доступно для редагування. Якщо дане поле не відображається, то переконайтеся, що в картці організації встановленим прапорець у графі "Платник ПДВ"

Сума ПДВ підраховується автоматично множенням ціни на ставку ПДВ

Зі складу відображається лише при встановленому прапорці "Вказувати склади у табличній частині" в основних відомостях документа


Якщо в документі буде декілька товарів, то зручно скористатися кнопкою Підбір.

У цьому випадку вікно вибору товару залишається відкритим, поки користувач примусово не закриє його після додавання всіх необхідних товарів.

Тут можна відразу вказати кількість одиниць товару. Після цього потрібно натиснути на кнопку Додати або на Enter і рядок з товаром відразу додається в документ.

Якщо в графі Тип ціни встановлено значення, то і цей стовпець табличної частини буде заповнюватися з довідника.

Таким чином, всі дані про товари будуть заповнюватися автоматично.




Послуги

Для додавання послуг до табличної частини документу можна натиснути кнопку Додати рядок або ж скористатися Підбором.

У табличній частині маємо перелік послуг з наступною інформацією:

№ і  Артикул заповнюються автоматично після збереження документу.

Назва послуги обирається з переліку.

Текст для друку можна друкувати довільний текст з описом та примітками щодо послуги. Цей текст буде виведено до друкованої форми.

Кількість при додаванні послуги вручну, використовуючи кнопку Додати рядок, в поле кількість автоматично буде заповнюватися значення, вказане в Налаштуваннях за замовчуванням. При необхідності кількість можна редагувати.

Одиниця вимірювання заповнюється автоматично із картки послуги

Відсоток заповнюється автоматично з основної частини документу, або можна змінити вручну

Ціна без знижки може підтягнутись з картки, якщо у документі обрано тип цін, або заповнюватись вручну

Ціна зі знижкою підраховується автоматично

Сума підраховується автоматично множенням ціни на кількість.



Додатково

Тут можна обрати - до якого підрозділу організації, сегменту діяльності та проекту відноситься цей документ. Таким чином у майбутньому можна буде дивитись більш деталізовані звіти за цими показниками.

Підрозділ
Сегмент діяльності
Проект



Завершення роботи з документом

Якщо у документі є дублі товарів – біля них відображається відповідна позначка. Також при збереженні документа відображається попередження про наявність дублів.

Після внесення всіх даних у документ його слід Зберегти.

Тепер документ створено і пронумеровано.

Щоб зміни вступили в силу, слід встановити галочку у полі Опубліковано.

Оновлено: 11/04/2024