Загальна інформація про Документи у системі

Документи - це найважливіша складова облікової системи. Саме з них надалі формуються усі звіти.

Документи є у всіх основних розділах облікової системи:

Продажі
Придбання
Гроші
Склад
Інше

Залежно від рівня доступу, користувачам відкривається або закривається доступ до перегляду та редагування окремих розділів.

На головній сторінці кожного типу документів відображається таблиця з основною інформацією документів.

У верхньому меню можна редагувати період відображення документів за датами та фільтрувати за найважливішими критеріями.

Також тут є кнопки з діями:

Створити
Відкрити
Копіювати
Видалити
Оновити сторінку

При переході в документ буде доступна детальна інформація.

У шапці документу знаходяться кнопки з доступними діями:

Ок - зберегти та закрити документ
Застосувати зберегти зміни і залишити документ відкритим
Опублікований якщо прапорець відсутній, то це чернетка, встановлений прапорець у цьому полі означає, що даний документ враховується в обліку
На підставі створити нові документи, пов'язані з відкритим документом
Ієрархія переглянути всі пов'язаних документів
Файли закріпити чи переглянути файли та зображення, пов'язані з документом
Друк роздрукувати відповідні до документу друковані форми

Кожен документ поділяється на дві частини:

Основні відомості
Вкладки з детальною інформацією

На всіх вкладках документу у нижній частині можна залишити коментар. Його довжина не має перевищувати 500 символів.

Документ набирає чинності та враховується у звітності лише якщо його Опубліковано. Опубліковані документи виділяються кольором у таблиці та в основних відомостях відзначені прапорцем.

Якщо виникла потреба внести зміни до проведеного документа, слід виконати таку послідовність дій:

відкрити документ
зняти прапорець Опублікований
натиснути на кнопку Застосувати
внести необхідні зміни в документ
для збереження даних поставити прапорець Опублікований
натиснути на кнопку Застосувати або Ок для одночасного збереження та закриття документа

За необхідності проведений документ можна також видалити. Для цього треба відкрити список чи журнал документів, виділити документ та натиснути кнопку Видалення, яка знаходиться праворуч вгорі над списком.

Загальне

У цій вкладці вказана інформація про Контракт, на підставі якого буде виконана операція. Також можна обрати Тип цін, Тип знижки/націнки, Склад і Касу за якими будуть проведені зміни.

Набір цих критеріїв залежатиме від типу документа.

Товари, Послуги

У цих вкладках зібрані всі дані про товари та послуги, що увійдуть до документа.
Якщо в картці організації встановити ознаку ведення ПДВ та обрати ставку ПДВ, то у документах з'явиться можливість вказувати ПДВ у рядках.

Про налаштування роботи з первинними документами з урахуванням ПДВ можна ознайомитися в цій публікації.

Інфо

У графі Інформація про документ відображається інформація з датою, часом та ім'ям користувача, який створив або вносив правки до документа.

Для формування звітів окремо за підрозділами організації або за відповідальними співробітниками в цьому розділі можна визначити, хто несе відповідальність за операцію. Це зазначено у графі Відповідальний і Підрозділ.



Ієрархія

Це таблиця із пов'язаними документами.
Тут відображатимуться всі створені документи, які стосуються однієї події. Таблиця містить стислі дані про підпорядковані документи, а саме:

Документ
Номер
Дата
Партнер
Сума
Валюта
Банківський рахунок/Каса
Склад

Після внесення будь-яких змін до підпорядкованих документів слід натиснути кнопку "Оновити" для відображення актуальної інформації.

Якщо потрібно подивитися, які документи пов'язані між собою, це можна зробити прямо з таблиці документів, або з відкритого документа, клікнувши по іконці з ланками ланцюга.

Розберемо приклад із замовленням:

Покупець замовив 3 товари
На складі є лише 2 із них
Оформлюємо замовлення необхідного товару постачальнику
Товар надходить до складу
Оплачуємо постачальнику товар
Відвантажуємо покупцю 3 товари
Отримуємо оплату від покупця

У такому разі у нас у зв'язці буде перелік документів:

Замовлення
Замовлення постачальнику
Надходження
Списання коштів з рахунку
Продаж
Надходження до каси

Якщо підпорядкований документ було вилучено, то такий документ буде виділений червоним кольором у таблиці з ієрархією.

Щоб отримати коректну аналітику, необхідно вести документацію та стежити за грамотним та своєчасним її заповненням.

Оновлено: 07/12/2022