Загальна інформація про Документи у системі

Документи - це найважливіша складова облікової системи. Саме з них надалі формуються усі звіти.

Документи є у всіх основних розділах облікової системи:

Продажі
Придбання
Гроші
Склад
Інше

Залежно від рівня доступу, користувачам відкривається або закривається доступ до перегляду та редагування окремих розділів.

На головній сторінці кожного типу документів відображається таблиця з основною інформацією документів.

У таблиці (журналі) можуть бути такі дані:

Статус - можна редагувати навіть у проведених документах прямо у журналі, обравши зі списку
Статус оплати - Неоплачені, Частково оплачені, Оплачені, Переплата і яка сума була оплачена на підставі документа
Статус відвантаження - чи були відвантажені товари і на яку суму
Ієрархія - посилання на пов'язані документи
Файли - посилання на прикріплені до документу файли
Підрозділ - який підрозділ організації відповідає за документ
Організація
Дата та час
Номер
Сума
Сума у валюті обліку
Партнер
Контракт
Склад - звідки/куди відвантажені товари
Джерело - звідки надійшло замовлення
Відповідальний - Співробітник, що створив документ (відповідального можна змінювати)
Коментар

У верхньому меню можна редагувати період відображення документів за датами та фільтрувати за потрібними критеріями.

Також тут є кнопки з діями:

Створити
Відкрити
Копіювати
Видалити
Оновити сторінку

При переході в документ буде доступна детальна інформація.

У шапці документу знаходяться кнопки з доступними діями:

Ок - зберегти та закрити документ
Застосувати зберегти зміни і залишити документ відкритим
Опублікований якщо прапорець відсутній, то це чернетка, встановлений прапорець у цьому полі означає, що даний документ враховується в обліку
На підставі створити нові документи, пов'язані з відкритим документом
Ієрархія переглянути всі пов'язаних документів
Файли закріпити чи переглянути файли та зображення, пов'язані з документом
Друк роздрукувати відповідні до документу друковані форми

Кожен документ поділяється на дві частини:

Основні відомості
Вкладки з детальною інформацією

На всіх вкладках документу у нижній частині можна залишити коментар. Його довжина не має перевищувати 500 символів.

Документ набирає чинності та враховується у звітності лише якщо його Опубліковано. Опубліковані документи виділяються кольором у таблиці та в основних відомостях відзначені прапорцем.

Якщо виникла потреба внести зміни до проведеного документа, слід виконати таку послідовність дій:

відкрити документ
зняти прапорець Опублікований
натиснути на кнопку Застосувати
внести необхідні зміни в документ
для збереження даних поставити прапорець Опублікований
натиснути на кнопку Застосувати або Ок для одночасного збереження та закриття документа

За необхідності проведений документ можна видалити. Видаляти можна тільки непроведені документи - чернетки. У журналі чернетки виділені білим кольором, а проведені - зеленим. Для видалення документу треба відкрити список чи журнал документів, виділити потрібне та натиснути кнопку Видалення, яка знаходиться праворуч вгорі над списком. Або можна це зробити прямо у відкритому документі-чернетці.



Ієрархія

Це таблиця із пов'язаними документами.
Тут відображатимуться всі створені документи, які стосуються однієї події. Таблиця містить стислі дані про підпорядковані документи, а саме:

Документ
Номер
Дата
Партнер
Сума
Валюта
Банківський рахунок/Каса
Склад

Після внесення будь-яких змін до підпорядкованих документів слід натиснути кнопку "Оновити" для відображення актуальної інформації.

Якщо потрібно подивитися, які документи пов'язані між собою, це можна зробити прямо з таблиці документів, або з відкритого документа, натиснувши на іконну з ланками ланцюга.

Розберемо приклад із замовленням:

Покупець замовив 3 товари
На складі є лише 2 із них
Оформлюємо замовлення необхідного товару постачальнику
Товар надходить до складу
Оплачуємо постачальнику товар
Відвантажуємо покупцю 3 товари
Отримуємо оплату від покупця

У такому разі у нас у зв'язці буде перелік документів:

Замовлення
Замовлення постачальнику
Надходження
Списання коштів з рахунку
Продаж
Надходження до каси

Якщо підпорядкований документ було вилучено, то такий документ буде виділений червоним кольором у таблиці з ієрархією.

Щоб отримати коректну аналітику, необхідно вести документацію та стежити за грамотним та своєчасним її заповненням.

Оновлено: 09/07/2023