Загальна інформація про Документи у системі

Документи - це найважливіша складова облікової системи. Саме з них надалі формуються усі звіти.

Документи є у всіх основних розділах облікової системи:

• Продажі
• Придбання
• Гроші
• Склад
• Інше

Залежно від рівня доступу, користувачам відкривається або закривається доступ до перегляду та редагування окремих розділів.

На головній сторінці кожного типу документів відображається таблиця з основною інформацією документів.

У таблиці (журналі) можуть бути такі дані:

• Статус - можна редагувати навіть у проведених документах прямо у журналі, обравши зі списку
• Статус оплати - Неоплачені, Частково оплачені, Оплачені, Переплата і яка сума була оплачена на підставі документа
• Статус відвантаження - чи були відвантажені товари і на яку суму
• Ієрархія - посилання на пов'язані документи
• Файли - посилання на прикріплені до документу файли
• Підрозділ - який підрозділ організації відповідає за документ
• Організація
• Дата та час
• Номер
• Сума
• Сума у валюті обліку
• Партнер
• Контракт
• Склад - звідки/куди відвантажені товари
• Джерело - звідки надійшло замовлення
• Відповідальний - Співробітник, що створив документ (відповідального можна змінювати)
• Коментар

У верхньому меню можна редагувати період відображення документів за датами та фільтрувати за потрібними критеріями.

Також тут є кнопки з діями:

• Створити
• Відкрити
• Копіювати
• Видалити
• Оновити сторінку

При переході в документ буде доступна детальна інформація.

У шапці документу знаходяться кнопки з доступними діями:

• Ок - зберегти та закрити документ
• Застосувати зберегти зміни і залишити документ відкритим
• Опублікований якщо прапорець відсутній, то це чернетка, встановлений прапорець у цьому полі означає, що даний документ враховується в обліку
• На підставі створити нові документи, пов'язані з відкритим документом
• Ієрархія переглянути всі пов'язаних документів
• Файли закріпити чи переглянути файли та зображення, пов'язані з документом
• Друк роздрукувати відповідні до документу друковані форми

Кожен документ поділяється на дві частини:

• Основні відомості
• Вкладки з детальною інформацією

Також в табличній частині документів додано можливість сортувати товари за артикулами та назвами, а також послуги - за назвою, назвою для друку.

На всіх вкладках документу у нижній частині можна залишити коментар. Його довжина не має перевищувати 500 символів.

Якщо виникла потреба внести зміни до проведеного документа, слід виконати таку послідовність дій:

• відкрити документ
• зняти прапорець  Опублікований
• натиснути на кнопку Застосувати
• внести необхідні зміни в документ
• для збереження даних поставити прапорець  Опублікований
• натиснути на кнопку Застосувати або  Ок для одночасного збереження та закриття документа

За необхідності проведений документ можна видалити. Видаляти можна тільки непроведені документи - чернетки. У журналі чернетки виділені білим кольором, а проведені - зеленим. Для видалення документу треба відкрити список чи журнал документів, виділити потрібне та натиснути кнопку Видалення, яка знаходиться праворуч вгорі над списком. Або можна це зробити прямо у відкритому документі-чернетці.

Також у документах, в яких у табличній частині не заповнено жодного рядка, буде заборона на публікацію документу.

• *

Ієрархія

Це таблиця із пов'язаними документами.
Тут відображатимуться всі створені документи, які стосуються однієї події. Таблиця містить стислі дані про підпорядковані документи, а саме:

• Документ
• Номер
• Дата
• Партнер
• Сума
• Валюта
• Банківський рахунок/Каса
• Склад

Після внесення будь-яких змін до підпорядкованих документів слід натиснути кнопку "Оновити" для відображення актуальної інформації.

Якщо потрібно подивитися, які документи пов'язані між собою, це можна зробити прямо з таблиці документів, або з відкритого документа, натиснувши на іконну з ланками ланцюга.

Розберемо приклад із замовленням:

• Покупець замовив 3 товари
• На складі є лише 2 із них
• Оформлюємо замовлення необхідного товару постачальнику
• Товар надходить до складу
• Оплачуємо постачальнику товар
• Відвантажуємо покупцю 3 товари
• Отримуємо оплату від покупця

У такому разі у нас у зв'язці буде перелік документів:

1. Замовлення
2. Замовлення постачальнику
3. Надходження
4. Списання коштів з рахунку
5. Продаж
6. Надходження до каси

Оновлено: 12/11/2024