Загальна інформація про Документи у системі

Документи - це найважливіша складова облікової системи. Саме з них надалі формуються усі звіти.

Документи є у всіх основних розділах облікової системи:

Продажі
Придбання
Гроші
Склад
Інше

Залежно від рівня доступу, користувачам відкривається або закривається доступ до перегляду та редагування окремих розділів.

На головній сторінці кожного типу документів відображається таблиця з основною інформацією документів.

У таблиці (журналі) можуть бути такі дані:

Статус - можна редагувати навіть у проведених документах прямо у журналі, обравши зі списку
Статус оплати - Неоплачені, Частково оплачені, Оплачені, Переплата і яка сума була оплачена на підставі документа
Статус відвантаження - чи були відвантажені товари і на яку суму
Ієрархія - посилання на пов'язані документи
Файли - посилання на прикріплені до документу файли
Підрозділ - який підрозділ організації відповідає за документ
Організація
Дата та час
Номер
Сума
Сума у валюті обліку
Партнер
Контракт
Склад - звідки/куди відвантажені товари
Джерело - звідки надійшло замовлення
Відповідальний - Співробітник, що створив документ (відповідального можна змінювати)
Коментар

У верхньому меню можна редагувати період відображення документів за датами та фільтрувати за потрібними критеріями.

Також тут є кнопки з діями:

Створити
Відкрити
Копіювати
Видалити
Оновити сторінку

При переході в документ буде доступна детальна інформація.

У шапці документу знаходяться кнопки з доступними діями:

Ок - зберегти та закрити документ
Застосувати зберегти зміни і залишити документ відкритим
Опублікований якщо прапорець відсутній, то це чернетка, встановлений прапорець у цьому полі означає, що даний документ враховується в обліку
На підставі створити нові документи, пов'язані з відкритим документом
Ієрархія переглянути всі пов'язаних документів
Файли закріпити чи переглянути файли та зображення, пов'язані з документом
Друк роздрукувати відповідні до документу друковані форми

Кожен документ поділяється на дві частини:

Основні відомості
Вкладки з детальною інформацією


Також в табличній частині документів додано можливість сортувати товари за артикулами та назвами, а також послуги - за назвою, назвою для друку.

На всіх вкладках документу у нижній частині можна залишити коментар. Його довжина не має перевищувати 500 символів.

Документ набирає чинності та враховується у звітності лише якщо його Опубліковано. Опубліковані документи виділяються кольором у таблиці та в основних відомостях відзначені прапорцем.

Якщо виникла потреба внести зміни до проведеного документа, слід виконати таку послідовність дій:

відкрити документ
зняти прапорець Опублікований
натиснути на кнопку Застосувати
внести необхідні зміни в документ
для збереження даних поставити прапорець Опублікований
натиснути на кнопку Застосувати або Ок для одночасного збереження та закриття документа

За необхідності проведений документ можна видалити. Видаляти можна тільки непроведені документи - чернетки. У журналі чернетки виділені білим кольором, а проведені - зеленим. Для видалення документу треба відкрити список чи журнал документів, виділити потрібне та натиснути кнопку Видалення, яка знаходиться праворуч вгорі над списком. Або можна це зробити прямо у відкритому документі-чернетці.

Також у документах, в яких у табличній частині не заповнено жодного рядка, буде заборона на публікацію документу.




Ієрархія

Це таблиця із пов'язаними документами.
Тут відображатимуться всі створені документи, які стосуються однієї події. Таблиця містить стислі дані про підпорядковані документи, а саме:

Документ
Номер
Дата
Партнер
Сума
Валюта
Банківський рахунок/Каса
Склад

Після внесення будь-яких змін до підпорядкованих документів слід натиснути кнопку "Оновити" для відображення актуальної інформації.

Якщо потрібно подивитися, які документи пов'язані між собою, це можна зробити прямо з таблиці документів, або з відкритого документа, натиснувши на іконну з ланками ланцюга.

Розберемо приклад із замовленням:

Покупець замовив 3 товари
На складі є лише 2 із них
Оформлюємо замовлення необхідного товару постачальнику
Товар надходить до складу
Оплачуємо постачальнику товар
Відвантажуємо покупцю 3 товари
Отримуємо оплату від покупця

У такому разі у нас у зв'язці буде перелік документів:

Замовлення
Замовлення постачальнику
Надходження
Списання коштів з рахунку
Продаж
Надходження до каси


Якщо підпорядкований документ було вилучено, то такий документ буде виділений червоним кольором у таблиці з ієрархією.

Щоб отримати коректну аналітику, необхідно вести документацію та стежити за грамотним та своєчасним її заповненням.

Оновлено: 22/12/2023