Інвентаризація - це документ, в якому відображається перевірка та документальне підтвердження наявності товарів станом на певний період.

Інвентаризацію можна оформити в меню  Склад/Документи.

Для налаштування зовнішнього вигляду журналу документів можна скористатись фільтрами за наступними критеріями:

Період
Склад
Пошук за фрагментом у коментарі та номері документу

Пошук за номером документу (точне співпадіння)
Відповідальний
Проект
Папка або товар
Організація
Сегмент діяльності
Стан публікації
- Всі
- Опубліковані
- Неопубліковані
Дата редагування
Підрозділ

Є можливість вивантажити список відфільтрованих документів у Excel. Це можна зробити, натиснувши кнопку Опції.

Послідовність заповнення документу

Дата за замовчуванням встановлена поточна, але за потреби - можна редагувати.

Номер підставляється після збереження документу автоматично. І є унікальним для цього виду документів.

Організація заповнюється з даних, внесених раніше у розділ Налаштування/Організація.

Склад - заповнюються з раніше створеного довідника "Склади". Якщо таблична частина заповнена, то поле Склад стає недоступним для редагування, при наведенні на склад з'явиться повідомлення з текстом "У табличній частині є товари. Зміна складу неможлива".

Батьківська папка - дозволяє заповнити документ товарами тільки з однієї папки, а не весь перелік, що є на складі.

Ціна для довідки - можна обрати тип цін, який буде виведено в табличну частину для приблизного розуміння, на яку суму в документі вказано товарів.

Опції

Списання та приймання в окремих документах.

Після встановлення даного прапорця документи Приймання товарів та Списання товарів при виявлені недостач та/або надлишків товарів будуть сформовані автоматично за результатами проведення інвентаризації. Переглянути створені документи можна, натиснувши Інфо - Ієрархія. Якщо ж прапорець Списання та приймання в окремих документах не буде встановлено, тоді рухи за документом Інвентаризація будуть зафіксовані без проведення додаткових документів.

Не включати до звіту PnL
Якщо активувати цю опцію, то списання товарів, що буде проведено з цієї інвентаризації, не потрапляє у вигляді збитків у звіт PnL.

Інфо - розширена інформація про документ, доступна тільки в опублікованих документах

- Ієрархія - можна відстежити повний ланцюжок пов'язаних документів
- Вкладення - можна переглянути прикріплені файли
- Рух документу - можна побачити, що в обліку змінилось після проведення документу
- Історія змін - можна відстежити, хто, коли і які зміни вносив у цей документ
- Копіювати посилання - посилання на цей документ, якщо треба поділитись ним з іншими співробітниками
- Дата, час та ім'я користувача - хто створив документ або вносив у нього останні зміни.



Товари

Праворуч над табличною частиною розміщена кнопка Додаткові дії з табличною частиною. Тут можна обрати потрібний прапорець:

Заповнити наявними залишками - в документ потрапляють тільки товари, які зафіксовані на обраному складі
Заповнити залишками з урахуванням відсутніх товарів - у документ потрапляють товари, що є в наявності і з нульовими залишками
Заповнити тільки товарами, яких немає на складі - якщо фактично на складі є товари, які не зафіксовані у системі
Встановити фактичну кількість
Встановити ціни для приймання товарів (з прайс-листу) - треба обрати тип ціни і він заповниться з карток товарів
Встановити ціни для приймання товарів (з останнього надходження) - ціна заповниться з останнього документу закупівлі цих товарів
Вказувати партії у табличній частині для кожного товару буде можливість показати партії, з яких товари були оприбутковані.

Для автоматичного заповнення товарів, які є на складі, можна натиснути кнопку Заповнити.

Перед заповненням залишків на екрані з'явиться запит “Включати у результат відсутні на складі товари?”.
"Так" - до списку потраплять всі товари, що є у довіднику, незалежно від залишків. І для них кількість за обліком буде нульовою.

"Ні" - заповняться лише ті товари, по яким маємо залишки на складі.

Також дані можна заповнювати вручну, натиснувши кнопку  Додати рядок або Підбір. При пошуку товарів у списках є можливість шукати по декільком фрагментам назви товару через пробіл.

Для більш швидкого пошуку розбіжностей після проведення документу Інвентаризація додано галочку Виводити тільки розбіжності. Якщо її включено, то рядки, в яких немає розбіжностей між планом та фактом, не будуть відображатися.

№,  Артикул і  Одиниця виміру заповнюються автоматично після додавання товару в документ.

Назва товару обирається з переліку. Якщо назва товару довга та не повністю відображається в табличній частині, можна навести мишкою на поле з товаром і тоді підсвітиться повна назва товару.

Кількість за обліком товару заповнюється автоматично при автоматичному заповненні товарів до таблиці, або ж її можна прописати вручну.

Кількість фактична товару заповнюється при натисканні кнопки Додаткові дії з табличною частиною/Встановити фактичну кількість, або при ручному заповненні документа її слід прописати вручну.

Відхилення різниця між фактичними даними та даними обліку.

Ціна приймання в разі виявлення надлишків товарів при проведенні інвентаризації їх можна оприбуткувати, вказавши ціну товару вручну або натиснути кнопки

Додаткові дії з табличною частиною/Встановити ціни для приймання товарів та обрати потрібний тип ціни. Ціна приймання заповниться автоматично тільки для рядків, де відхилення більше нулю.



Додатково

Заповнення даних у графах Відповідальний та  Підрозділ в подальшому дасть можливість формувати звіти окремо за підрозділами організації або відповідальними співробітниками. Це необхідно для отримання більш деталізованої інформації.



Завершення роботи з документом

Після внесення всіх даних у документ його слід  Зберегти.

Тепер документ створено і пронумеровано.

Після опублікування документу стає активна можливість прикріплення файлів. Для цього слід натиснути кнопку Вкладення та обрати необхідний файл.

Щоб зміни вступили в силу, слід встановити галочку у полі  Опубліковано.

Опублікований документ стає доступним для друку.

Детально про друковані форми у цій публікації.

Оновлено: 12/11/2024