Статті на: Документи

Документ "Інвентаризація"


Інвентаризація - це документ, в якому відображається перевірка та документальне підтвердження наявності товарів станом на певний період.


Інвентаризацію можна оформити в меню  Склад/Документи.


Для налаштування зовнішнього вигляду журналу документів можна скористатись фільтрами за наступними критеріями:


  • Період
  • Склад
  • Пошук за фрагментом у коментарі та номері документу

  • Пошук за номером документу (точне співпадіння)
  • Відповідальний
  • Проект
  • Папка або товар
  • Організація
  • Сегмент діяльності
  • Стан публікації
  • Всі
  • Опубліковані
  • Неопубліковані
  • Дата редагування
  • Підрозділ


Є можливість вивантажити список відфільтрованих документів у Excel. Це можна зробити, натиснувши кнопку Опції.


  • *


Послідовність заповнення документу


Дата за замовчуванням встановлена поточна, але за потреби - можна редагувати.


Номер підставляється після збереження документу автоматично. І є унікальним для цього виду документів.


Організація заповнюється з даних, внесених раніше у розділ Налаштування/Організація.


Склад - заповнюються з раніше створеного довідника "Склади". Якщо таблична частина заповнена, то поле Склад стає недоступним для редагування, при наведенні на склад з'явиться повідомлення з текстом "У табличній частині є товари. Зміна складу неможлива".


Батьківська папка - дозволяє заповнити документ товарами тільки з однієї папки, а не весь перелік, що є на складі.


Ціна для довідки - можна обрати тип цін, який буде виведено в табличну частину для приблизного розуміння, на яку суму в документі вказано товарів.


Опції
  • Списання та приймання в окремих документах.


Після встановлення даного прапорця документи Приймання товарів та Списання товарів при виявлені недостач та/або надлишків товарів будуть сформовані автоматично за результатами проведення інвентаризації. Переглянути створені документи можна, натиснувши Інфо - Ієрархія. Якщо ж прапорець Списання та приймання в окремих документах не буде встановлено, тоді рухи за документом Інвентаризація будуть зафіксовані без проведення додаткових документів.


  • Не включати до звіту PnL

Якщо активувати цю опцію, то списання товарів, що буде проведено з цієї інвентаризації, не потрапляє у вигляді збитків у звіт PnL.


  • Інфо - розширена інформація про документ, доступна тільки в опублікованих документах


  • Ієрархія - можна відстежити повний ланцюжок пов'язаних документів
  • Вкладення - можна переглянути прикріплені файли
  • Рух документу - можна побачити, що в обліку змінилось після проведення документу
  • Історія змін - можна відстежити, хто, коли і які зміни вносив у цей документ
  • Копіювати посилання - посилання на цей документ, якщо треба поділитись ним з іншими співробітниками
  • Дата, час та ім'я користувача - хто створив документ або вносив у нього останні зміни.


  • *


Товари


Праворуч над табличною частиною розміщена кнопка Додаткові дії з табличною частиною. Тут можна обрати потрібний прапорець:


  • Заповнити наявними залишками - в документ потрапляють тільки товари, які зафіксовані на обраному складі
  • Заповнити залишками з урахуванням відсутніх товарів - у документ потрапляють товари, що є в наявності і з нульовими залишками
  • Заповнити тільки товарами, яких немає на складі - якщо фактично на складі є товари, які не зафіксовані у системі
  • Встановити фактичну кількість
  • Встановити ціни для приймання товарів (з прайс-листу) - треба обрати тип ціни і він заповниться з карток товарів
  • Встановити ціни для приймання товарів (з останнього надходження) - ціна заповниться з останнього документу закупівлі цих товарів
  • Вказувати партії у табличній частині для кожного товару буде можливість показати партії, з яких товари були оприбутковані.


Для автоматичного заповнення товарів, які є на складі, можна натиснути кнопку Заповнити.


Перед заповненням залишків на екрані з'явиться запит “Включати у результат відсутні на складі товари?”.
  • "Так" - до списку потраплять всі товари, що є у довіднику, незалежно від залишків. І для них кількість за обліком буде нульовою.


  • "Ні" - заповняться лише ті товари, по яким маємо залишки на складі.


Також дані можна заповнювати вручну, натиснувши кнопку  Додати рядок або Підбір. При пошуку товарів у списках є можливість шукати по декільком фрагментам назви товару через пробіл.


Для більш швидкого пошуку розбіжностей після проведення документу Інвентаризація додано галочку Виводити тільки розбіжності. Якщо її включено, то рядки, в яких немає розбіжностей між планом та фактом, не будуть відображатися.


№,  Артикул і  Одиниця виміру заповнюються автоматично після додавання товару в документ.


Назва товару обирається з переліку. Якщо назва товару довга та не повністю відображається в табличній частині, можна навести мишкою на поле з товаром і тоді підсвітиться повна назва товару.


Кількість за обліком товару заповнюється автоматично при автоматичному заповненні товарів до таблиці, або ж її можна прописати вручну.


Кількість фактична товару заповнюється при натисканні кнопки Додаткові дії з табличною частиною/Встановити фактичну кількість, або при ручному заповненні документа її слід прописати вручну.


Відхилення різниця між фактичними даними та даними обліку.


Ціна приймання в разі виявлення надлишків товарів при проведенні інвентаризації їх можна оприбуткувати, вказавши ціну товару вручну або натиснути кнопки


Додаткові дії з табличною частиною/Встановити ціни для приймання товарів та обрати потрібний тип ціни. Ціна приймання заповниться автоматично тільки для рядків, де відхилення більше нулю.


  • *


Додатково


Заповнення даних у графах Відповідальний та  Підрозділ в подальшому дасть можливість формувати звіти окремо за підрозділами організації або відповідальними співробітниками. Це необхідно для отримання більш деталізованої інформації.


  • *


Завершення роботи з документом


Після внесення всіх даних у документ його слід  Зберегти.


Тепер документ створено і пронумеровано.


Після опублікування документу стає активна можливість прикріплення файлів. Для цього слід натиснути кнопку Вкладення та обрати необхідний файл.


Щоб зміни вступили в силу, слід встановити галочку у полі  Опубліковано.


Опублікований документ стає доступним для друку.


Детально про друковані форми у цій публікації.

Оновлено: 12/11/2024