Документ "Інвентаризація"

Інвентаризація - це документ, в якому відображається перевірка та документальне підтвердження наявності товарів станом на певний період.

Інвентаризацію можна оформити в меню Склад/Документи.

Для пошуку потрібного документу можна скористатись фільтром за наступними критеріями:

Період
Пошук за коментарем
Склад
Організація Доступна для відбору після натискання кнопки Фільтр
Папка або товар
Всі / опубліковані / неопубліковані
Відповідальний

Для оформлення інвентаризації створюємо однойменний документ Інвентаризація.

Якщо операція повторюється, можна вибрати її зі списку та створити копію, натиснувши кнопку Копіювати.

А також є можливість вивантажити список відфільтрованих документів у Excel. Для цього треба натиснути кнопку Експорт, що розташована праворуч від критеріїв для фільтру документів. Файл вивантаження буде мати назву виду документа, а назви колонок будуть аналогічними до назв колонок у таблиці.

Детальніше про роботу з документами QUINCEFIN у цій публікації.



Послідовність заповнення документу

Дата за замовчуванням встановлена поточна, але за потреби - можна редагувати.

Номер підставляється після збереження документу автоматично. І є унікальним для цього виду документів.

Організація заповнюється з даних, внесених раніше у розділ Налаштування/Організація.

Склад - заповнюються з раніше створеного довідника "Склади". Якщо таблична частина заповнена, то поле Склад стає недоступним для редагування, при наведенні на склад з'явиться повідомлення з текстом "У табличній частині є товари. Зміна складу неможлива".

Батьківська папка - дозволяє заповнити документ товарами тільки з однієї папки, а не весь перелік, що є на складі.

кнопка Опції дозволяє створити Списання та приймання в окремих документах. Після встановлення даного прапорця стає доступним створення на підставі документів Приймання товарів та Списання товарів при виявлені недостач та/або надлишків товарів за результатами проведення інвентаризації.

кнопка Інфо дозволяє переглянути Ієрархію, прикріпити Вкладення, переглянути Рух документа, а також відображає інформацію з датою, часом та ім'ям користувача, який створив документ або вносив у нього правки.



Товари

Праворуч над табличною частиною розміщена кнопка Додаткові дії з табличною частиною. Тут можна обрати потрібний прапорець:

Заповнити залишками
Встановити фактичну кількість
Встановити ціни для приймання товарів
Вказувати партії

Для автоматичного заповнення товарів, які є на складі, можна натиснути кнопку Заповнити.

Перед заповненням залишків на екрані з'явиться запит “Включати у результат відсутні на складі товари?”.
"Так" - до списку потраплять всі товари, що є у довіднику, незалежно від залишків. І для них кількість за обліком буде нульовою.

"Ні" - заповняться лише ті товари, по яким маємо залишки на складі.

Також дані можна заповнювати вручну, натиснувши кнопку Додати рядок або Підбір. При пошуку товарів у списках є можливість шукати по декільком фрагментам назви товару через пробіл.

№, Артикул і Одиниця виміру заповнюються автоматично після додавання товару в документ.

Назва товару обирається з переліку. Якщо назва товару довга та не повністю відображається в табличній частині, можна навести мишкою на поле з товаром і тоді підсвітиться повна назва товару.

Кількість за обліком товару заповнюється автоматично при автоматичному заповненні товарів до таблиці, або ж її можна прописати вручну.

Кількість фактична товару заповнюється при натисканні кнопки Додаткові дії з табличною частиною/Встановити фактичну кількість, або при ручному заповненні документа її слід прописати вручну.

Відхилення різниця між фактичними даними та даними обліку.

Ціна приймання в разі виявлення надлишків товарів при проведенні інвентаризації їх можна оприбуткувати, вказавши ціну товару вручну або натиснути кнопки

Додаткові дії з табличною частиною/Встановити ціни для приймання товарів та обрати потрібний тип ціни. Ціна приймання заповниться автоматично тільки для рядків, де відхилення більше нулю.

Якщо в документі буде декілька товарів, то зручно скористатися кнопкою Підбір.



Додатково

Заповнення даних у графах Відповідальний та Підрозділ в подальшому дасть можливість формувати звіти окремо за підрозділами організації або відповідальними співробітниками. Це необхідно для отримання більш деталізованої інформації.



Завершення роботи з документом

Після внесення всіх даних у документ його слід Зберегти.

Тепер документ створено і пронумеровано.

Після опублікування документу стає активна можливість прикріплення файлів. Для цього слід натиснути кнопку Вкладення та обрати необхідний файл.

Щоб зміни вступили в силу, слід встановити галочку у полі Опубліковано.

Опублікований документ стає доступним для друку.

Детально про друковані форми у цій публікації.

Оновлено: 21/03/2023