Документ "Рахунок"

Рахунок - це документ, що інформує покупця про товари (роботи), послуги, які йому пропонується оплатити.

Рахунок можна оформити в меню Продажі/Документи.

Робота з журналом документів

Зовнішній вигляд журналу можна змінювати за основними та додатковими критеріями:

Період
Папка або партнер

Розгорнуті фільтри - F10

Пошук за коментарем та номером документу
Період
Стан оплати
- оплачені
- частково оплачені
- неоплачені
- переплата
Стан відвантаження
- відвантажені
- частково відвантажені
- не відвантажені
Статус
Не показувати завершені та скасовані документи - фільтр, який дозволяє зі списку ховати документи зі статусом "Готово" або "Скасовано"
Відповідальний за - треба обрати, за що саме відповідає менеджер, якого буде обрано в наступній графі
- Документ
- Замовлення
- Партнера
Відповідальний
Проект - Відсортувати документи тільки закріплені за певним проектом
Папка або товар
Папка або послуга
Склад
Організація
Контракт доступний для відбору тільки після встановлення фільтру Партнер та Організація
Діапазон сум (від/до)
Сегмент діяльності Відсортувати документи тільки закріплені за певним сегментом діяльності організації
Валюта
Банк.рахунок/Каса
Стан публікації
Дата редагування (з/до) - якщо в документ вносили зміни
Підрозділ Відсортувати документи тільки закріплені за певним підрозділом організації

Опції

Зберегти налаштування фільтру
Застосувати налаштування фільтру
Вивантажити у Excel

До списку документів можна додати відображення колонки з сумою у валюті управлінського обліку. Для цього потрібно відкрити розширений фільтр, далі натиснути кнопку "Управління колонками списку" та встановити прапорець з Сумою у валюті управлінського обліку. Для збереження налаштувань натисніть Опції - Зберегти налаштування.

В списку документів відображається колонка з інформацією про стан оплати. Неоплачено, Частково, Оплачено, або Переплата. При наведенні на стан оплати, відобразиться сума, що надійшла на підставі цього рахунку.

Якщо рахунок повторюється, можна вибрати його зі списку і Копіювати.

Також можна створити документ На підставі потрібного рахунку прямо зі списку документів. Для цього треба виділити у списку потрібний рахунок, натиснути іконку "На підставі" та обрати документ, який буде створено.

Робота з документом

Дії в документі

У верхній частині документу є кнопки та списки з додатковими можливостями:

Ок - зберегти та закрити документ
Застосувати - зберегти зміни і залишити документ відкрити для подальших дій
Опублікований - ознака - буде документ чернеткою, чи опублікований у системі
Видалити - можна тільки чернетку
Створити на підставі - можна створювати інші документи на підставі проведеного
Друк - друковані форми
Опції - додаткові можливості. Наприклад, використання знижок, чи ПДВ у документі

Інфо - розширена інформація про документ, доступна тільки в опублікованих документах

- Ієрархія - можна відстежити повний ланцюжок пов'язаних документів
- Вкладення - можна переглянути прикріплені файли
- Рух документу - можна побачити, що в обліку змінилось після проведення документу
- Історія змін - можна відстежити, хто, коли і які зміни вносив у цей документ
- Копіювати посилання - посилання на цей документ, якщо треба поділитись ним з іншими співробітниками
- Дата, час та ім'я користувача - хто створив документ або вносив у нього останні зміни.


Документ складається з двох блоків: шапка з основними відомостями, вкладки з детальною інформацією.

На усіх вкладках можна побачити загальну суму документу і залишити коментар.

Шапка має в собі дані, що згортаються під кольоровою смужкою.

Якщо ця смужка червоного кольору, то необхідно заповнити обов'язкові поля. Для цього треба натиснути на смужку і додаткові поля розгортаються.
Якщо ж смужка зелена - то інформація вся заповнена.

Баланс по документу

Список з даними по балансу з партнером:
Баланс за контрактом - Сума заборгованості по взаєморозрахункам за контрактом. Якщо ця сума з мінусовим значенням, то це означає, що у партнера є аванс за даним контрактом.
Баланс за партнером - Сума заборгованості по взаєморозрахункам за всіма контрактами партнера. Якщо ця сума з мінусовим значенням, то це означає, що у партнера є аванс.
Кредитний ліміт - Сума, на яку можемо надавати товари/послуги партнеру в борг

Якщо у партнера встановлено ліміт, то документ продажу не буде зберігатись. За умови, якщо у користувача системи в налаштуваннях за замовчуванням встановлено обмеження на відвантаження товарів покупцям з лімітом. Документ "Рахунок" при цьому зберігається.



Основні відомості

Номер встановлюється після збереження документу автоматично. Він є унікальним для цього типу документів.

Дата за замовчуванням встановлена поточна, але за потреби її можна редагувати.

Партнер (покупець) заповнюється зі списку "Партнери".

Склад звідки будуть відвантажені товари.

Документ-підстава заповнюються лише ті документи, на підставі яких може бути створений поточний документ.

Організація заповнюється з загальних налаштувань.

Додаткові дані

Якщо смужка червоного кольору, то є незаповнені дані, якщо зелена - то всі поля заповнені.

Банківський рахунок - Каса або Банківський рахунок, куди надійдуть кошти згідно з даним документом.

Контракт заповнюється контракт, який в картці партнера відмічений за замовчуванням, за необхідності можна обрати з переліку потрібний. З контракту буде підтягатися валюта та інші умови взаєморозрахунків з партнером.

Тип цін заповнюється із раніше створених налаштувань. При заповненні чи зміні Типу цін після заповнення товарів документу, з'явиться повідомлення із пропозицією перерахунку цін з урахуванням іншого прайс-листа та валюти. Якщо таке повідомлення не з'явилося - переконайтесь, що в обраному Типі цін заповнена валюта.

Тип знижки/Націнки заповнюється з контракту, або можна обрати зі списку. Це поле можна залишати порожнім. Для відображення даного поля натисніть кнопку "Опції" вгорі документу та встановіть прапорець "Використовувати знижки".

Прапорець "Використовувати знижки" відображається лише у тих користувачів, у яких є відповідні права доступу. Для розширення прав доступу необхідно звернутися до вашого адміністратора.

Відповідальний - хто створив документ, або можна замінити на іншого менеджера

Варіанти відвантаження - в який спосіб планується відвантаження товарів/послуг

Варіанти оплати - в якій спосіб планується оплата

Джерело інформації - напрямок, звідки прийшло замовлення (сайт, інстаграм, тощо).



Деталі замовлення

Контактна особа партнера, після заповнення буде виводитися в друкованих формах.

Адреса доставки - заповнюється з картки партнера, або можна заповнити/змінити вручну. При цьому інформація у картці партнера залишиться незмінною. У випадку копіювання документа, якщо адреса доставки відрізняється від тієї, що зазначена в картці партнера, то система видає попередження і пропозицію замінити адресу. Якщо у партнера декілька адрес доставки, то адреса заповнюється з випадаючого списку,



Товари

Праворуч над табличною частиною розміщена кнопка Додаткові дії з табличною частиною. Тут можна обрати потрібний прапорець:

Використовувати коментар до товарів у табличній частині
Вказувати склади у табличній частині. Якщо прапорець встановлено, тоді склад, з якого будуть списуватися товари, стане доступним для заповнення в табличній частині документу на закладці "Товари".

Також кожен рядок табличної частини має кнопку з іконкою “трикрапкою”, за якою відкривається випадаюче меню з пунктами вибору дії:

Додати рядок нижче
Копіювати рядок
Видалити рядок


Для додавання товару у список продажу, можна натиснути на кнопку Додати рядок, скористатися Підбором, або сканером Штрих-кодів. Пошук товару можна здійснювати за даними, внесеними у Назву, Нотатки, Опис товару, або їх фрагментами.

При пошуку товарів у списках є можливість шукати по декільком фрагментам назви товару через пробіл.

При додаванні товарів через "Підбір" раніше додані товари до табличної частини будуть виділені кольором.

У випадаючому списку підбору товарів виводиться залишок товару за обраним складом в документі.

У табличній частині маємо перелік товарів і наступну інформацію:

№

Артикул

Назва товару якщо назва товару довга та не повністю відображається в табличній частині, можна навести мишкою на поле з товаром і тоді підсвітиться повна назва товару

Коментар до рядка для відображення даного поля переконайтеся, що в Налаштуваннях обліку встановленим прапорець "Використовувати коментар до рядків товарів у замовленнях та продажах"

Кількість при додаванні товару вручну, використовуючи кнопку Додати рядок, в поле кількість автоматично буде заповнюватися значення, вказане в Налаштуваннях за замовчуванням. При необхідності кількість можна редагувати.

Одиниця вимірювання

Відсоток заповнюється автоматично, якщо у загальній частині документу обрано тип знижки/націнки, або можна вказати вручну. Для відображення даного поля натисніть кнопку "Опції" вгорі документу та встановіть прапорець "Використовувати знижки".

Сума знижки заповнюється автоматично, якщо заповнено тип знижки та ціну товару. Або можна прописати вручну для автоматичного розрахунку відсотка знижки.

Ціна без знижки заповнюється автоматично, якщо під час вибору товарів обрано тип цін, або можна прописати вручну

Ціна зі знижкою підраховується автоматично

Сума підраховується автоматично множенням ціни на кількість

Ставка ПДВ заповнюється автоматично з картки товару, якщо в картці товару ставка ПДВ заповнена, або ж заповнюється даними з картки організації, поле доступно для редагування. Якщо дане поле не відображається, то переконайтеся, що в картці організації встановленим прапорець у графі "Платник ПДВ"

Сума ПДВ підраховується автоматично множенням ціни на ставку ПДВ

Зі складу відображається лише при встановленому прапорці "Вказувати склади у табличній частині" в основних відомостях документа


Якщо в документі буде декілька товарів, то зручно скористатися кнопкою Підбір.

У цьому випадку вікно вибору товару залишається відкритим, поки користувач примусово не закриє його після додавання всіх необхідних товарів.

Тут можна відразу вказати кількість одиниць товару. Після цього потрібно натиснути на кнопку Додати або на Enter і рядок з товаром відразу додається в документ.

Якщо в графі Тип ціни встановлено значення, то і цей стовпець табличної частини буде заповнюватися з довідника.

Таким чином, всі дані про товари будуть заповнюватися автоматично.

Вільний залишок

Якщо у документі треба бачити, скільки товарів є на складі, то можна включити цю опцію.
У табличній частині додається колонка з вільними залишками, тобто ті товари, які на поточний момент не зарезервовані.
Дані в цю колонку потрапляють НА ПОТОЧНИЙ МОМЕНТ ЧАСУ, а не на дату документу.



Послуги

Для додавання послуг до табличної частини документу можна натиснути кнопку Додати рядок або ж скористатися Підбором.

Також кожен рядок табличної частини має кнопку з іконкою “трикрапкою”, за якою відкривається випадаюче меню з пунктами вибору дії:

Додати рядок нижче
Копіювати рядок
Видалити рядок


У табличній частині маємо перелік послуг з наступною інформацією:

№ і  Артикул заповнюються автоматично після збереження документу.

Назва послуги обирається з переліку.

Текст для друку можна друкувати довільний текст з описом та примітками щодо послуги. Цей текст буде виведено до друкованої форми.

Кількість при додаванні послуги вручну, використовуючи кнопку Додати рядок, в поле кількість автоматично буде заповнюватися значення, вказане в Налаштуваннях за замовчуванням. При необхідності кількість можна редагувати.

Одиниця вимірювання заповнюється автоматично із картки послуги

Відсоток заповнюється автоматично з основної частини документу, або можна змінити вручну

Ціна без знижки може підтягнутись з картки, якщо у документі обрано тип цін, або заповнюватись вручну

Ціна зі знижкою підраховується автоматично

Сума підраховується автоматично множенням ціни на кількість.



Додатково

Підрозділ в подальшому дасть можливість формувати звіти окремо за підрозділами організації.

Сегмент діяльності - прикріпити документ до певного сегменту діяльності

Проект - прикріпити документ до проекту

Підписує відповідальний - у графі для підпису буде друкуватись не ПІБ директора з налаштувань організації, а дані менеджера, що створив документ



Завершення роботи з документом

Якщо у документі є дублі товарів – біля них відображається відповідна позначка. Також при збереженні документа відображається попередження про наявність дублів.

Після внесення всіх даних у документ його слід Зберегти.

Тепер документ створено і пронумеровано.

Щоб зміни вступили в силу, слід встановити галочку у полі Опубліковано.


Після публікації документу можна сформувати Рахунок і надіслати його на друк.

Реквізити та контактні дані, а також дані про відповідального співробітника виводяться у друковані форми з налаштувань організації.
Інформація про покупця виводиться з картки партнера.

Якщо в налаштуваннях системи встановлено прапорець "Виводити логотип у друкованих формах", то друкована форма Рахунку буде друкуватися з логотипом.

Якщо в налаштуваннях системи встановлений прапорець у графі "Виводити артикул товарів у друкованих формах" та/або "Виводити штрих-код товарів у друкованих формах", тоді в друкованій формі Замовлення буде виведено на друк артикул/штрих-код.

Детально про роботу з друкованими формами.

Оновлено: 11/04/2024