Документ "Витрата з каси"

Витрати з каси - це документ, за яким відбувається списання грошових коштів з каси організації.

Витрату з каси можна оформити в меню  Гроші/Документи, або на підставі документу Замовлення постачальнику чи Надходження на склад.

Зовнішній вигляд журналу можна змінювати За основними та додатковими критеріями, якщо відкрити розширений фільтр.

• Період
• Папка або партнер

Розгорнуті фільтри

• Пошук за фрагментом у коментарі та номері документу
• Пошук за номером документу (точне співпадіння)
• Стаття руху коштів
• Відповідальний за - треба обрати, за що саме відповідає менеджер, якого буде обрано в наступній графі
• Документ
• Замовлення
• Партнера
• Відповідальний
• Підрозділ Відсортувати документи тільки закріплені за певним підрозділом організації
• Проект - Відсортувати документи тільки закріплені за певним проектом
• Каса
• Організація
• Контракт доступний для відбору тільки після встановлення фільтру Партнер та Організація
• Діапазон сум (від/до)
• Сегмент діяльності Відсортувати документи тільки закріплені за певним сегментом діяльності організації
• Валюта
• Стан публікації
• Всі
• Опубліковані
• Неопубліковані
• Дата редагування - коли вносили останні зміни в документ

Також є можливість відсортовувати за зменшенням/збільшенням значення. Для цього треба натиснути на заголовок необхідного стовпчика.

Якщо операція повторюється, можна вибрати її зі списку та створити копію, натиснувши кнопку  Копіювати.

Опції

• Зберегти налаштування фільтру
• Застосувати налаштування фільтру
• Вивантажити у Excel

Праворуч від критеріїв для фільтру документів розміщена кнопка з відображенням загальної інформації для списку документів, що відповідають заданому фільтру. Вона відкриває інформацію про кількість документів, загальну суму у валюті документів та у валюті управлінського обліку.

• *

Робота з документом

Дії в документі

У верхній частині документу є кнопки та списки з додатковими можливостями:

• Ок - зберегти та закрити документ
• Застосувати - зберегти зміни і залишити документ відкрити для подальших дій
• Опублікований - ознака - буде документ чернеткою, чи опублікований у системі
• Видалити - можна тільки чернетку
• Друк - друковані форми
• Опції - додаткові можливості. Тут можна включити багаторядковий режим

• Інфо - розширена інформація про документ, доступна тільки в опублікованих документах

• Ієрархія - можна відстежити повний ланцюжок пов'язаних документів
• Вкладення - можна переглянути прикріплені файли
• Рух документу - можна побачити, що в обліку змінилось після проведення документу
• Історія змін - можна відстежити, хто, коли і які зміни вносив у цей документ
• Копіювати посилання - посилання на цей документ, якщо треба поділитись ним з іншими співробітниками
• Дата, час та ім'я користувача - хто створив документ або вносив у нього останні зміни.

Документ складається з двох блоків: шапка з основними відомостями, та вкладки з інформацією.

На усіх вкладках можна побачити загальну суму документу і залишити коментар.

• *

Основні відомості

Організація заповнюється з загальних налаштувань.

Номер встановлюється після збереження документу автоматично. Він є унікальним для цього типу документів.

Дата за замовчуванням встановлена поточна, але за потреби її можна редагувати.

Каса обирається зі списку раніше створених кас. Саме з цієї каси будуть списані кошти згідно з даною витратою. У вікні каси відображається колонка із залишком коштів на дату створення документа.

Партнер (постачальник)  заповнюється зі списку "Партнери".

На початок - сума у касі до проведення даного платежу.

На кінець - сума, що буде у касі після оформлення операції.

• *

Деталі платежу

Контракт - заповнюється контракт, який в картці партнера відмічений за замовчуванням.
За необхідності можна обрати з переліку потрібний. При відкритті списку вибору "Тип контракту" встановлюється за замовчуванням "Всі доступні".
З контракту буде підтягатися валюта та інші умови взаєморозрахунків з партнером.

Сплачений документ можна обрати зі списку раніше створених документів з партнером. У вікні вибору сплаченого документа є фільтр по даті (три місяці до/після дати документу), типу документів (Замовлення, Надходження), а також відбір по стану оплати: неоплачені, частково оплачені, оплачені, всі стани оплати.

Стаття руху грошових коштів - стаття, за якою ці гроші мають відображатись у звіті Cash Flow, список статей можна створити у налаштуваннях.

Стаття P&L - стаття, за якою ці гроші мають відображатись у звіті P&L. Обрати можна лише статтю, тип якої - "Операційні видатки". Щоб використовувати це поле, потрібно зробити відповідне налаштування облікової системи.

Сума вказується у валюті обраного контракту, а також у національній і валюті ведення обліку. Для зручності підрахунку залишку суми оплати можна скористатися кнопкою Заповнити.

• *

Додатково

Заповнення даних у графах Відповідальний та  Підрозділ в подальшому дасть можливість формувати звіти окремо за підрозділами організації або відповідальними співробітниками. Це необхідно для отримання більш деталізованої інформації.

Для відображення номера видаткового касового ордера передбачена графа  Номер ВКО.

• *

Завершення роботи з документом

Після внесення всіх даних у документ його слід  Зберегти.

Якщо грошей для здійснення платежу в касі не достатньо, то з'явиться попередження “Недостатньо коштів для здійснення операції”. Документ не буде опублікований, його можна буде лише зберегти як чернетка.

Якщо грошей достатньо, документ буде створено і пронумеровано.

• *
  Масове редагування

Для списку документів "Витрата з каси" доступне масове редагування. Для цього потрібно відмітити прапорцями необхідний список документів та встановити нові значення для наступних параметрів:

• Підрозділ відображається, якщо дана аналітика увімкнених у налаштуваннях обліку
• Сегмент діяльності відображається, якщо дана аналітика увімкнених у налаштуваннях обліку
• Проект відображається, якщо дана аналітика увімкнених у налаштуваннях обліку

Після заповнення нових значень потрібно натиснути кнопку Змінити реквізити. Дані будуть автоматично перезаповнені.

Оновлено: 09/01/2025