Документ "Витрата з рахунку"

Витрата з рахунку - це документ, за яким відбувається списання грошових коштів з банківського рахунку організації.

Витрату з рахунку можна оформити в меню Гроші/Документи, або на підставі документу Замовлення постачальнику чи Надходження на склад.

Якщо необхідно зробити платіж, який одночасно покриває декілька рахунків від постачальника, то можна скористатись функцією Багаторядковий режим.

Щоб знайти потрібний документ, на головній сторінці витрати з рахунку можна фільтрувати за такими критеріями:

Партнер
Пошук за коментарем
Стаття руху коштів
Стан публікації
Банківський рахунок
Організація
Контракт доступний для відбору тільки після встановлення фільтру Партнер та Організація
Валюта
Відповідальний
Діапазон сум (від/до)

Також є можливість відсортовувати за зменшенням/збільшенням значення. Для цього треба клікнути по заголовку необхідного стовпчика.

Якщо операція повторюється, можна вибрати її зі списку та створити копію, натиснувши кнопку Копіювати.

На усіх вкладках можна побачити загальну суму документу і залишити коментар. Довгі коментарі до 60 символів будуть обрізатися у списку документів, та якщо символів більше 60, то в кінці виводитиметься “…”. При наведенні мишки на коментар показуватиметься повне значення коментаря.

А також є можливість вивантажити список відфільтрованих документів у Excel. Для цього треба натиснути кнопку Експорт, що розташована праворуч від критеріїв для фільтру документів. Файл вивантаження буде мати назву виду документа, а назви колонок будуть аналогічними до назв колонок у таблиці.

Детальніше про роботу з документами QUINCEFIN у цій публікації.

Посилання на статтю про зміну інтерфейсу документів.



Основні відомості

Номер встановлюється після збереження документу автоматично. Він є унікальним для цього типу документів.

Дата за замовчуванням встановлена поточна, але за потреби її можна редагувати.

Організація заповнюється з загальних налаштувань.

кнопка Опції дозволяє увімкнути Багаторядковий режим.

кнопка Інфо дозволяє переглянути Ієрархію, прикріпити Вкладення, переглянути Рух документа, а також відображає інформацію з датою, часом та ім'ям користувача, який створив документ або вносив у нього правки.

Банківський рахунок за замовчуванням заповнюється Основний банківський рахунок, що вказаний в картці Організації, або обирається з переліку раніше створених. У вікні вибору рахунку відображається колонка із залишком коштів на дату створення документа.



Деталі платежу

Партнер (постачальник)  заповнюється з довідника "Партнери".

Контракт заповнюється контракт, який в картці партнера відмічений за замовчуванням, за необхідності можна обрати з переліку потрібний. З контракту буде підтягатися валюта та інші умови взаєморозрахунків з партнером.

Сплачений документ обирається з переліку, раніше створених документів з партнером. У вікні вибору сплаченого документа є фільтр по даті (три місяці до/після дати документу), типу документів (Замовлення, Надходження), а також відбір по стану оплати: неоплачені, частково оплачені, оплачені, всі стани оплати.

Стаття руху грошових коштів обирається з переліку, раніше створеного у налаштуваннях організації.

Сума вказується у валюті обраного контракту, а також у національній і валюті ведення обліку. Для зручності підрахунку залишку суми оплати можна скористатися кнопкою Заповнити.

При заповненні витрат у "Багаторядковому режимі" Контракт та Статті руху грошових коштів розміщуються на одному рядку. Нижче вказується сплачений документ.



Додатково

Заповнення даних у графах Відповідальний та Підрозділ в подальшому дасть можливість формувати звіти окремо за підрозділами організації або відповідальними співробітниками. Це необхідно для отримання більш деталізованої інформації.

Для відображення номера платіжного доручення, який присвоєний у банку, передбачена графа Номер ПД.



Завершення роботи з документом

Після внесення всіх даних у документ його слід Зберегти.

Якщо грошей для здійснення платежу на рахунку не достатньо, то з'явиться попередження “Недостатньо коштів для здійснення операції”. Документ не буде опублікований, його можна буде лише зберегти як чернетка.

Тепер документ створено і пронумеровано.

Щоб зміни вступили в силу, слід встановити галочку у полі Опубліковано.

Якщо Витрати з каси оформлено з документу Замовлення постачальнику, або Надходження на склад, то всі поля заповнюються автоматично.

Оновлено: 22/02/2023