Документ "Витрата з каси"
Витрати з каси - це документ, за яким відбувається списання грошових коштів з каси організації.
Витрату з каси можна оформити в меню Гроші/Документи, або на підставі документу Замовлення постачальнику чи Надходження на склад.
Якщо необхідно зробити платіж, який одночасно покриває декілька рахунків від постачальника, то можна скористатись функцією Багаторядковий режим.
Зовнішній вигляд журналу можна змінювати За основними та додатковими критеріями, якщо відкрити розширений фільтр.
Період
Папка або партнер
Розгорнуті фільтри
Пошук за фрагментом у коментарі та номері документу
Пошук за номером документу (точне співпадіння)
Стаття руху коштів
Відповідальний за - треба обрати, за що саме відповідає менеджер, якого буде обрано в наступній графі
- Документ
- Замовлення
- Партнера
Відповідальний
Підрозділ Відсортувати документи тільки закріплені за певним підрозділом організації
Проект - Відсортувати документи тільки закріплені за певним проектом
Каса
Організація
Контракт доступний для відбору тільки після встановлення фільтру Партнер та Організація
Діапазон сум (від/до)
Сегмент діяльності Відсортувати документи тільки закріплені за певним сегментом діяльності організації
Валюта
Стан публікації
- Всі
- Опубліковані
- Неопубліковані
Дата редагування - коли вносили останні зміни в документ
Також є можливість відсортовувати за зменшенням/збільшенням значення. Для цього треба натиснути на заголовок необхідного стовпчика.
Якщо операція повторюється, можна вибрати її зі списку та створити копію, натиснувши кнопку Копіювати.
Опції
Зберегти налаштування фільтру
Застосувати налаштування фільтру
Вивантажити у Excel
Праворуч від критеріїв для фільтру документів розміщена кнопка з відображенням загальної інформації для списку документів, що відповідають заданому фільтру. Вона відкриває інформацію про кількість документів, загальну суму у валюті документів та у валюті управлінського обліку.
Робота з документом
Дії в документі
У верхній частині документу є кнопки та списки з додатковими можливостями:
Ок - зберегти та закрити документ
Застосувати - зберегти зміни і залишити документ відкрити для подальших дій
Опублікований - ознака - буде документ чернеткою, чи опублікований у системі
Видалити - можна тільки чернетку
Друк - друковані форми
Опції - додаткові можливості. Тут можна включити багаторядковий режим
Інфо - розширена інформація про документ, доступна тільки в опублікованих документах
- Ієрархія - можна відстежити повний ланцюжок пов'язаних документів
- Вкладення - можна переглянути прикріплені файли
- Рух документу - можна побачити, що в обліку змінилось після проведення документу
- Історія змін - можна відстежити, хто, коли і які зміни вносив у цей документ
- Копіювати посилання - посилання на цей документ, якщо треба поділитись ним з іншими співробітниками
- Дата, час та ім'я користувача - хто створив документ або вносив у нього останні зміни.
Документ складається з двох блоків: шапка з основними відомостями, та вкладки з інформацією.
На усіх вкладках можна побачити загальну суму документу і залишити коментар.
Основні відомості
Організація заповнюється з загальних налаштувань.
Номер встановлюється після збереження документу автоматично. Він є унікальним для цього типу документів.
Дата за замовчуванням встановлена поточна, але за потреби її можна редагувати.
Каса обирається зі списку раніше створених кас. Саме з цієї каси будуть списані кошти згідно з даною витратою. У вікні каси відображається колонка із залишком коштів на дату створення документа.
Партнер (постачальник) заповнюється зі списку "Партнери".
На початок - сума у касі до проведення даного платежу.
На кінець - сума, що буде у касі після оформлення операції.
Деталі платежу
Контракт заповнюється контракт, який в картці партнера відмічений за замовчуванням, за необхідності можна обрати з переліку потрібний. З контракту буде підтягатися валюта та інші умови взаєморозрахунків з партнером.
Сплачений документ можна обрати зі списку раніше створених документів з партнером. У вікні вибору сплаченого документа є фільтр по даті (три місяці до/після дати документу), типу документів (Замовлення, Надходження), а також відбір по стану оплати: неоплачені, частково оплачені, оплачені, всі стани оплати.
Стаття руху грошових коштів - стаття, за якою ці гроші мають відображатись у звіті Cash Flow, список статей можна створити у налаштуваннях.
Стаття P&L - стаття, за якою ці гроші мають відображатись у звіті P&L. Обрати можна лише статтю, тип якої - "Операційні видатки". Щоб використовувати це поле, потрібно зробити відповідне налаштування облікової системи.
Сума вказується у валюті обраного контракту, а також у національній і валюті ведення обліку. Для зручності підрахунку залишку суми оплати можна скористатися кнопкою Заповнити.
При заповненні оплати у "Багаторядковому режимі" Контракт та Статтю руху коштів треба заповнити для кожного окремого документу-підстави.
Додатково
Заповнення даних у графах Відповідальний та Підрозділ в подальшому дасть можливість формувати звіти окремо за підрозділами організації або відповідальними співробітниками. Це необхідно для отримання більш деталізованої інформації.
Для відображення номера видаткового касового ордера передбачена графа Номер ВКО.
Завершення роботи з документом
Після внесення всіх даних у документ його слід Зберегти.
Якщо грошей для здійснення платежу в касі не достатньо, то з'явиться попередження “Недостатньо коштів для здійснення операції”. Документ не буде опублікований, його можна буде лише зберегти як чернетка.
Якщо грошей достатньо, документ буде створено і пронумеровано.
Щоб зміни вступили в силу, у полі "Опубліковано" має стояти помітка.
Масове редагування
Для списку документів "Витрата з каси" доступне масове редагування. Для цього потрібно відмітити прапорцями необхідний список документів та встановити нові значення для наступних параметрів:
Підрозділ відображається, якщо дана аналітика увімкнених у налаштуваннях обліку
Сегмент діяльності відображається, якщо дана аналітика увімкнених у налаштуваннях обліку
Проект відображається, якщо дана аналітика увімкнених у налаштуваннях обліку
Після заповнення нових значень потрібно натиснути кнопку Змінити реквізити. Дані будуть автоматично перезаповнені.
Оновлено: 29/08/2024