Документ "Надходження"

Надходження - документ про оприбуткування на склад товарів, придбаних у постачальників.

Надходження товару можна оформити в меню  Придбання/Документи, або на підставі Замовлення постачальнику.

Робота з журналом документів

Зовнішній вигляд журналу можна змінювати за основними та додатковими критеріями:

Період
Папка або партнер

Розгорнуті фільтри

Пошук за фрагментом у коментарі та номері документу
Пошук за номером документу (точне співпадіння)
Стан оплати
- оплачені
- частково оплачені
- неоплачені
- переплата
Статус
Не показувати завершені та скасовані документи - фільтр, який дозволяє зі списку ховати документи зі статусом "Готово" або "Скасовано"
Відповідальний за - обрати, за що саме відповідає менеджер, якого буде обрано у наступному полі
- Документ
- Замовлення
- Партнера
Відповідальний
Проект - Відсортувати документи тільки закріплені за певним проектом
Папка або товар
Папка або послуга
Склад
Організація
Контракт доступний для відбору тільки після встановлення фільтру Партнер та Організація
Діапазон сум (від/до)
Сегмент діяльності Відсортувати документи тільки закріплені за певним сегментом діяльності організації
Валюта
Стан публікації
- Все
- Опубліковані
- Неопубліковані
Дата редагування - якщо вносились зміни у документ
Підрозділ Відсортувати документи тільки закріплені за певним підрозділом організації
Власні поля

Змінювати статуси можна прямо в списку документів.

Праворуч від критеріїв для фільтру документів розміщена кнопка з відображенням загальної інформації для списку документів, що відповідають заданому фільтру. Натиснувши цю кнопку, на екрані відкриється інформація щодо кількості документів, загальної суми документів у валюті документів та у валюті управлінського обліку.

А також є можливість вивантажити список відфільтрованих документів у Excel. Для цього треба натиснути кнопку Опції, що розташована праворуч від критеріїв для фільтру документів. Файл вивантаження буде мати назву виду документа, а назви колонок будуть аналогічними до назв колонок у таблиці.

До списку документів можна додати відображення колонки з сумою у валюті управлінського обліку. Для цього потрібно відкрити розширений фільтр, далі натиснути кнопку "Управління колонками списку" та встановити прапорець з Сумою у валюті управлінського обліку. Для збереження налаштувань натисніть Опції - Зберегти налаштування.

В списку документів відображається колонка з інформацією про стан оплати. При наведенні на інформацію щодо оплати за конкретним надходженням у спливаючому вікні відобразиться сума оплати.

Якщо операція надходження повторюється, можна вибрати її зі списку та створити копію, натиснувши кнопку  Копіювати.

Також доступне створення документів На підставі прямо зі списку документів. Для цього треба виділити необхідний документ, натиснути іконку "На підставі" та обрати документ, який буде створено.

При створенні Надходження на підставі замовлення враховується зміст всіх табличних частин та всіх опублікованих раніше документів на підставі поточного.

Якщо покупець замовив виготовлення продукції, для якої на складі не вистачає матеріалів, то можна заповнити Надходження від постачальника складовими продукції.

Це можливо тільки у разі, якщо в замовленні покупця є товар типу "Продукція"

Для цього треба виконати кроки:
Створити замовлення постачальнику на підставі замовлення покупця
Натиснути на кнопку "Додаткові дії з табличною частиною"
Обрати "Заповнити матеріалами продукції"

Таким чином, у табличній частині з'являються складові продукції, яка була у замовленні покупця.

Якщо ж документ створюється без документу-підстави, то його треба заповнювати вручну.

Документ складається з двох блоків: шапка з основними відомостями, вкладки з детальною інформацією.

На усіх вкладках можна побачити загальну суму документу і залишити коментар.

Інфо - розширена інформація про документ, доступна тільки в опублікованих документах

- Ієрархія - можна відстежити повний ланцюжок пов'язаних документів
- Вкладення - можна переглянути прикріплені файли
- Рух документу - можна побачити, що в обліку змінилось після проведення документу
- Історія змін - можна відстежити, хто, коли і які зміни вносив у цей документ
- Копіювати посилання - посилання на цей документ, якщо треба поділитись ним з іншими співробітниками
- Використання серій товару - документи, де застосовані серії товарів, що також є у цьому документі
- Дата, час та ім'я користувача - хто створив документ або вносив у нього останні зміни.



Основні відомості

Номер підставляється після збереження документу автоматично. І є унікальним для цього виду документів.

Дата за замовчуванням встановлена поточна, але за потреби - можна редагувати.

Партнер (постачальник) заповнюється з довідника "Партнери".

Склад заповнюється з раніше створеного довідника "Склади".

Документ-підстава заповнюються лише ті документи, на підставі яких може бути створений поточний документ. Поле вибору періоду, за який показувати список документів дорівнює трьом місяцям.

Організація заповнюється з даних, внесених раніше у розділ Налаштування/Організація.



Деталі придбання

Контракт заповнюється контракт, який в картці партнера відмічений за замовчуванням, за необхідності можна обрати з переліку потрібний. З контракту буде підтягатися валюта та інші умови взаєморозрахунків з партнером.

Курс взаєморозрахунків заповнюється при валютних операціях, якщо курс на момент оформлення документа відрізняється від вказаного в налаштуваннях. Заповнюється автоматично при створенні документу на підставі замовлення. Якщо ж в замовленні дане поле порожнє, тоді системою установлюється курс із курсу валюти на дату документа.

Поле Банківський рахунок партнера заповнюється автоматично під час вибору Партнера в шапці документа. Якщо поле не заповнилося, переконайтесь чи вказано основний рахунок в картці партнера. Після заповнення рахунок буде виводитися в друкованих формах.

Тип цін заповнюється із раніше створених налаштувань. При заповненні чи зміні Типу цін після заповнення товарів документу, з'явиться повідомлення із пропозицією перерахунку цін з урахуванням іншого прайс-листа та валюти. Якщо таке повідомлення не з'явилося - переконайтесь, що в обраному Типі цін заповнена валюта.

Тип знижки/націнки це поле можна заповнити зі списку "Знижки", або залишити порожнім. Для відображення даного поля натисніть кнопку "Опції" вгорі документу та встановіть прапорець "Використовувати знижки".

Документ постачальника Це інформаційне поле, де можна записати Номер і Дату документу постачальника. Ці дані не йдуть у звітність.



Товари

Праворуч над табличною частиною розміщена кнопка Додаткові дії з табличною частиною.
Якщо в документі є додаткові послуги, що впливають на собівартість товарів, то тут можна обрати, за чим розподілити витрати:

За сумами
За кількістю
За вагою нетто

Вказувати склади у табличній частині - ця опція дозволяє для кожного товару окремо обрати склад, де він оприбуткований.

Записувати ціни - ця опція автоматично включена, якщо її активовано у налаштуваннях за замовчуванням. Вона дозволяє прописати ціни з цього документу у картки товарів. Ціни записуються тільки у разі, якщо у документі обрано тип цін. Якщо документ буде видалено, то і ціни з нього теж видаляються.

Встановити ціни для приймання товарів (з останнього надходження) - якщо товари з цього документу раніше вже були оприбутковані через документ Надходження, то за допомогою цієї опції можна буде заповнити ціни з останнього документу.

Завантажити з файлу можна заповнити товари, їх кількість та ціни з підготованого файлу. Приклад таблиці знаходиться у розділі Налаштування/Імпорт, шаблон "Таблична частина"

Для додавання товару у перелік замовлення, можна натиснути на кнопку Додати рядок, скористатися Підбором, або сканером Штрих-кодів.

Пошук товару можна здійснювати за даними, внесеними у Назву, Нотатки, Опис товару, або їх фрагментами.

При пошуку товарів у списках є можливість шукати по декільком фрагментам назви товару через пробіл.

При додаванні товарів через "Підбір" раніше додані товари до табличної частини будуть виділені кольором.

У випадаючому списку підбору товарів виводиться залишок товару за обраним складом в документі.

Під час заповнення табличної частини документу строка, на котру стає курсор миші, підсвічується іншим кольором.

У табличній частині маємо перелік товарів і наступну інформацію:

№

Артикул

Назва товару якщо назва товару довга та не повністю відображається в табличній частині, можна навести мишкою на поле з товаром і тоді підсвітиться повна назва товару

Параметри партії - доступно лише для товарів, що використовують розширений облік партій. Дозволяє вести більш детальний облік за партіями, включаючи унікальний номер партії, штрих-код, дату виробництва та дату придатності.

Замовлення покупця це поле можна заповнити зі списку "Замовлень", в яких є товар з поточного рядку. Для відображення даного поля натисніть кнопку "Опції" вгорі документу та встановіть прапорець "Вказувати замовлення покупця у табличній частині"

Кількість при додаванні товару вручну, використовуючи кнопку Додати рядок, в поле кількість автоматично буде заповнюватися значення, вказане в Налаштуваннях за замовчуванням. При необхідності кількість можна редагувати

Одиниця вимірювання можна обрати одну з одиниць вимірювання товару, якщо у налаштуваннях системи включено використання декількох одиниць вимірювання та заповнена відповідна інформація про одиниці вимірювання в картці товару. Цей функціонал працює на версіях Business та Corp.

Відсоток заповнюється автоматично, якщо у загальній частині документу обрано тип знижки/націнки, або можна вказати вручну. Для відображення даного поля натисніть кнопку "Опції" вгорі документу та встановіть прапорець "Використовувати знижки".

Ціна без знижки заповнюється автоматично, якщо під час вибору товарів обрано тип цін, або можна прописати вручну

Ціна зі знижкою підраховується автоматично

Сума підраховується автоматично множенням ціни на кількість

Ставка ПДВ заповнюється автоматично з картки товару, якщо в картці товару ставка ПДВ заповнена, або ж заповнюється даними з картки організації, поле доступно для редагування. Якщо дане поле не відображається, то переконайтеся, що в картці організації встановленим прапорець у графі "Платник ПДВ"

Сума ПДВ підраховується автоматично множенням ціни на ставку ПДВ


Якщо прапорець "Враховувати ПДВ в документах постачальників" не встановлений, та в налаштуваннях організації не встановлено ведення ПДВ, то в документі не буде відображатися ПДВ.

Якщо в документі буде декілька товарів, то зручно скористатися кнопкою  Підбір.

У цьому випадку вікно вибору товару залишається відкритим, поки користувач примусово не закриє його після додавання всіх необхідних товарів.

Тут можна відразу вказати кількість одиниць товару. Після цього потрібно натиснути на кнопку Додати або на Enter і рядок з товаром відразу додається в документ.

Якщо в графі  Тип ціни встановлено значення, то і цей стовпець табличної частини буде заповнюватися з довідника.

Таким чином, всі дані про товари будуть заповнюватися автоматично.

Також товари можна завантажити з файлу, обравши критерій пошуку: Назву, Артикул або Штрих-код. Критерій пошуку є обов'язковим для заповнення, адже за цим критерієм відбуватиметься перевірка унікальності товарів перед імпортом, щоб уникнути дублів.

У разі завантаження файлу, потрібно скористатись тим самим шаблоном таблиці, як при внесенні початкових залишків.

Шаблон файлу "Таблична частина" для завантаження знаходяться у розділі Налаштування/Імпорт та Експорт. Ідентифікатори колонок повинні бути у першому рядку і відповідати наступним значенням:

Назва товару
Артикул
Штрих-код
Кількість
Ціна

Для завантаження товарів з файлу треба використовувати тільки ці колонки таблиці.

Вільний залишок

Якщо у документі треба бачити, скільки товарів є на складі, то можна включити цю опцію.
У табличній частині додається колонка з вільними залишками, тобто ті товари, які на поточний момент не зарезервовані.
Дані в цю колонку потрапляють НА ПОТОЧНИЙ МОМЕНТ ЧАСУ, а не на дату документу.



Послуги

Якщо в документі обрано контракт "З комітентом", то вкладка Послуги - недоступна.

Для додавання послуг до табличної частини документу можна натиснути кнопку  Додати рядок або ж скористатися Підбором.

У табличній частині маємо перелік послуг з наступною інформацією:

Включити у собівартість товарів Встановити прапорець, якщо послуги є додатковими видатками, які потрібно врахувати у собівартості товарів під час придбання. Наприклад, транспортні видатки.

№ і   Артикул заповнюються автоматично після збереження документу.

Назва послуги обирається з переліку.

Текст для друку можна друкувати довільний текст з описом та примітками щодо послуги. Цей текст буде виведено до друкованої форми.

Замовлення покупця це поле можна заповнити зі списку "Замовлень", в яких є послуга з поточного рядку. Для відображення даного поля натисніть кнопку "Опції" вгорі документу та встановіть прапорець "Вказувати замовлення покупця у табличній частині".

Кількість при додаванні послуги вручну, використовуючи кнопку Додати рядок, в поле кількість автоматично буде заповнюватися значення, вказане в Налаштуваннях за замовчуванням. При необхідності кількість можна редагувати.

Одиниця вимірювання заповнюється автоматично із картки послуги.

Ціна може підтягнутись з картки, якщо у документі обрано тип цін, або заповнюватись вручну.

Сума підраховується автоматично множенням ціни на кількість.

У разі, якщо встановлено прапорець у полі Включити у собівартість товарів, після внесення послуг, потрібно перейти до вкладки товарів і Розподілити витрати, натиснувши на відповідну кнопку. Після чого загальна сума витрат розподіляється пропорційно сумам всіх рядків у таблиці з товарами. Після публікації документу собівартість товарів буде збільшена на суму додаткових витрат.

Якщо в Надходженні є послуги, що відносяться до накладних витрат (встановлено відповідний прапорець), то ці послуги не переносяться до документів Замовлення та Продаж, створених на підставі.

Після публікації документу для друку стає доступним Вхідний акт.



Додатково

Грошовий рахунок Каса чи банківський рахунок звідки надалі будуть списані кошти згідно з даним документом. Рахунок чи Каса заповнюється з довідників обраної організації. У вікні вибору рахунку/каси відображається колонка із залишком коштів на дату створення документа.

Заповнення даних у графах Відповідальний та  Підрозділ в подальшому дасть можливість формувати звіти окремо за підрозділами організації або відповідальними співробітниками. Це необхідно для отримання більш деталізованої інформації.



Власні поля

Для документу надходження можна встановити особливі примітки, які можна додавати з власного списку.

Попередньо потрібно здійснити відповідні налаштування власних полів:
Створити власне поле відповідного типу.
Призначити поле до документу надходження.



Завершення роботи з документом

Якщо у документі є дублі товарів – біля них відображається відповідна позначка. Також при збереженні документу відображається попередження про наявність дублів.

Після внесення всіх даних у документ його слід  Зберегти.

Тепер документ створено і пронумеровано.

Щоб зміни вступили в силу, слід встановити галочку у полі Опубліковано.

Опублікований документ стає доступним для друку.

Детально про друковані форми у цій публікації.

Тепер на підставі цього документа можна створити Витрату грошей з каси, або з рахунку організації.



Друк цінників та етикеток

Після опублікування документу є можливість друкувати цінники та етикетки із Надходження.
Для цього треба натиснути кнопку Друк, та обрати кількість копій:

за кількістю товару - для всіх одиниць товару, що є в документі
по одному на кожен товар


Відкриється вікно Роботи з товарами, які заповнені в документі.

Для друку цінників та етикеток потрібно виділити один або декілька товарів, після чого стане доступною кнопка "Друк".
Далі натискаємо кнопку Друк та у вікні, що відкриється, обираємо Етикетка 40*25 / Етикетка (без штрихкоду) 40*25, Етикетка 58*40 / Етикетка (без штрихкоду) 58*40, Етикетка 58*30 / Етикетка (без штрихкоду) 58*30 або Цінник 1, Цінник 2, Цінник 3 для друку цінника з одним, двома чи трьома типами цін відповідно. Також друк можливий і з самої картки Товару.

При виборі друку Цінника відкриється вікно, в якому треба заповнити наступну інформацію:

Організація, яка буде друкуватися на ціннику. Можна друкувати цінники та етикетки без вказання організації
Тип цін 1 заповнюється при виборі друку цінників, для етикетки можна залишати поле порожнім.
Тип цін 2 доступний для заповнення при виборі друку "Цінника 2" або "Цінника 3" та заповнюється, якщо потрібно відображення двох типів цін на одному ціннику одночасно, наприклад роздрібна та оптова ціни.
Тип цін 3 доступний для заповнення при виборі друку "Цінника 3" та заповнюється, якщо потрібно відображення трьох типів цін на одному ціннику одночасно, наприклад роздрібна, оптова та акційна ціни.
Друкувати дати
Округлити до цілого встановлюється для друку цін без копійок
Друкувати одиницю виміру
Кількість копій цінників та етикеток



У разі коли після надходження товарів необхідно внести на них нові ціни, можна на підставі Надходження створити Редагування цін.

Якщо  Надходження оформлюється з документу  Замовлення постачальнику, то всі поля заповнюються автоматично.



Масове редагування

Для списку документів "Надходження" доступне масове редагування. Для цього потрібно відмітити прапорцями необхідний список документів та встановити нові значення для наступних параметрів:
Статус
Підрозділ відображається, якщо дана аналітика увімкнених у налаштуваннях обліку
Сегмент діяльності відображається, якщо дана аналітика увімкнених у налаштуваннях обліку
Проект відображається, якщо дана аналітика увімкнених у налаштуваннях обліку

Після заповнення нових значень потрібно натиснути кнопку Змінити реквізити. Дані будуть автоматично перезаповнені.

Питання та відповіді по темі

Як розподілити додаткові витрати на придбання товарів
Повернення товарів постачальникам

Оновлено: 12/11/2024